Secrétaire (H/F)

FINALITÉ DU POSTE

Assurer la gestion administrative quotidienne de la structure et le traitement des demandes entrantes, afin de garantir la fluidité de l'organisation et la qualité du suivi des dossiers. Le poste ne comporte pas d'accueil physique du public : les échanges se font par téléphone et par écrit.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Traitement des demandes entrantes

Réception et traitement des appels téléphoniques

Gestion de la boîte de réception : tri, réponse et suivi des courriels

Traitement des demandes reçues via les formulaires en ligne et les messageries

Renseignement de premier niveau et orientation vers le bon interlocuteur

Gestion administrative

Rédaction, mise en forme et envoi de courriers et de documents

Constitution, mise à jour et archivage des dossiers

Saisie et actualisation des données dans les outils internes

Traitement du courrier entrant et sortant

Organisation et planification

Tenue des agendas, planification des rendez-vous et des réunions

Préparation des dossiers et des documents nécessaires aux échéances

Suivi des délais et alerte en cas de risque de retard

Suivi administratif et comptable

Établissement et suivi des devis et des factures

Suivi des règlements et relances de premier niveau

Préparation et transmission des pièces au cabinet comptable

Suivi des commandes et des fournitures

COMPÉTENCES REQUISES

Savoir-faire

Maîtrise des outils bureautiques : traitement de texte, tableur, messagerie, agenda partagé

Expression écrite soignée et orthographe rigoureuse

Aisance avec les outils numériques et capacité à prendre en main un nouveau logiciel

Notions de gestion administrative et de facturation

Savoir-être

Aisance téléphonique et qualité de la relation à distance

Rigueur, méthode et sens de l'organisation

Capacité à gérer les priorités et à travailler en autonomie

Discrétion et respect de la confidentialité

Polyvalence et esprit d'équipe