SECRETAIRE F/H (Nouvelle fenêtre)

Type d'emploi Permanent

Fonction publique concernée par l'offre Fonction Publique Territoriale

Cadre(s) d'emplois Adjoint administratif

Résidence administrative SAINT-PAUL

Niveau de Diplôme exigé CAP-BEP

Nombre de poste(s) à pourvoir 1

Contact pour l'offre

Réf. -PERM _PT-692

Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir au Territoire d’Action Sociale Ouest - Service Prévention Polyvalence Insertion (Zone d’intervention : Saint-Paul).

Activités du poste

Sous l’autorité du Responsable de service, la secrétaire contribue à la mise en œuvre des politiques de la prévention et de l’insertion sur le territoire. Elle assure à titre principal les tâches administratives liées à l’activité du service et suit le planning de l’équipe polyvalence insertion.

• Exécuter et suivre les procédures administratives
• Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d’intervention :
  • - Suivre les relevés d’activités mensuels des travailleurs sociaux
  • - Mettre à jour les tableaux de bord
  • - Éditer les courriers de convocation
  • - Actualiser les répertoires téléphoniques des partenaires
  • - Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives
• Assurer le secrétariat du service
  • - Assurer le secrétariat du Responsable de service, des TS et des CTS
• Mettre en forme et présenter des dossiers :
  • - Rédiger des notes diverses, bordereaux de transmission
  • - Mettre à jour les documents administratifs
• Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives
  • Gérer les courriers « arrivée » et « départ » :
    • - Enregistrer et traiter les courriers arrivée et départ sur AIRS
• Réceptionner et diffuser des informations :
  • - Assurer la diffusion des courriers, documents et notes de service au sein du service
• Vérifier la validité des informations traitées
  • - Gérer les stocks et demandes de fournitures
  • - Classer et/ou archiver les dossiers du service
  • - Orienter et renseigner le public :
    • - Accueillir, renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)
• Assurer la continuité du service en cas d’empêchement d’un(e) collègue

Compétences

• Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
• Maîtrise du cadre réglementaire et législatif de la polyvalence insertion
• Connaissance du fonctionnement des collectivités et de leur environnement
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (SOLIS, AIRS)
• Capacité à accueillir le public avec amabilité
• Capacité à orienter la demande au sein des services
• Capacité à gérer les situations de stress et de conflits
• Capacité à communiquer en s’adaptant aux différents types d’interlocuteurs internes et/ou externes
• Sens de la confidentialité
• Sens de l’organisation
• Sens des relations humaines
• Disponibilité
• Discrétion
• Rigueur

La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.