Agent d'accueil et de secrétariat service social- CCAS H/F

Sous l'égide du Conseil d'Administration du CCAS et sous l'autorité de la responsable du service « action sociale et logement », l'agent d'accueil et secrétariat est chargé d'assurer l'accueil physique et téléphonique du public, d'écouter, informer et orienter vers les services ou partenaires adaptés.

L'agent aide également à la gestion administrative au travers de diverses tâches administratives telles que le traitement des dossiers des dispositifs portés par le service (domiciliation, aide sociale légale...). Il assure également la fonction de régisseur ou suppléant.

Mission 1 : Accueil, écoute, information, orientation

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public

Favoriser l'expression de la demande (s'exprimer clairement et reformuler)

Informer et orienter le public vers les intervenants compétents

Réagir avec pertinence aux situations d'urgence

Gérer les situations de stress, réguler les tensions

Mission 2 : Identification et qualification des demandes sociales

Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande

Établir la différence entre la demande et le besoin réel

Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement des services du CCAS et des services sociaux

Orienter en cas de besoin vers les travailleurs sociaux du CCAS ou les autres partenaires compétents

Mission 3 : Assurer différentes tâches administratives et de secrétariat

Gérer les plannings des travailleurs sociaux de manière concertée et en fonction des priorités

Assurer la gestion administrative des commissions d'aides facultatives et tenir une régie (régisseur ou suppléant)

Participer au traitement des dossiers d'aide sociale légale

Assurer la gestion et la remise du courrier aux personnes domiciliées

Apporter un appui à la gestion administrative de la domiciliation

Assurer la gestion de tous types de courriers, réaliser la saisie de documents de forme et de contenu divers, mise à jour du logiciel métier, préparer des tableaux de bord de suivi de commissions.

Organiser le classement, l'archivage des dossiers, mettre à jour les outils de suivi statistiques

Mission 4 : Instruction des demandes d'aide aux transports

Instruire les demandes d'aide au transport

Assurer le rechargement des titres de transports

Tenir une régie (régisseur ou suppléant)

Mission 5 : Contribuer activement au fonctionnement global de l'équipement

Participer aux réunions de services.

S'impliquer dans les dispositifs transversaux du CCAS (prévention de la canicule, repas des ainés.).

Contribuer au rapport d'activité.

Missions amenées à se développer en fonction des besoins du service.

Savoirs et savoir faire

Savoir orienter et rechercher des solutions internes et partenariales

Connaître les acteurs et dispositifs de l'action sociale

Maîtriser les activités du service (vocabulaire professionnel, organigramme, procédures)

Maîtriser les techniques et outils de communication

Réglementation des régies

Gestion de l'accueil, du flux d'administrés et des plannings

Maîtriser les outils informatiques et de bureautique (traitement et rédaction)

Bonne organisation et de gestion du temps

Savoir-être

Savoir s'adapter à la diversité sociale et culturelle des publics

Sens du relationnel, écoute active, communication aisée

Capacités organisationnelles et de polyvalence

Capacités d'initiatives et de réaction

Discrétion et devoir de confidentialité