SECRETAIRE F/H (Nouvelle fenêtre)

Type d'emploi Permanent

Fonction publique concernée par l'offre Fonction Publique Territoriale

Cadre(s) d'emplois Adjoint administratif

Résidence administrative SAINT-DENIS

Niveau de Diplôme exigé CAP-BEP

Nombre de poste(s) à pourvoir 1

Contact pour l'offre

Réf. -PERM _PT-588

Un poste de Secrétaire (F/H) est à pourvoir au sein de la Direction des Accompagnements de Proximité - Service Orientations et Interventions Sociales.

Sous l’autorité de la responsable de service, l’agent assure le secrétariat du service en garantissant une polyvalence administrative et un accueil de qualité.

Il/ Elle veille à la qualité des actes administratifs du service et peut être amener à apporter son soutien dans le traitement des dossiers et les demandes selon l’activité du service.

Activités du poste

• Gérer les courriers "arrivée" et "départ"
• Traiter les courriers entrants et sortants
• Réceptionner et diffuser des informations
• Réceptionner, analyser et diffuser les informations liées aux dispositifs
• Assurer la circulation de l’information au sein du service
• Accueillir et orienter les usagers
• Accueillir, renseigner et orienter les usagers
• Assurer un premier niveau d’information sur les dispositifs
• Orienter vers les travailleurs sociaux ou organismes partenaires si nécessaire
• Prendre les messages et les transmettre
• Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc.)
• Exécuter et suivre les procédures administratives
• Vérifier la complétude des dossiers.
• Assurer le suivi des dossiers et des réponses apportées aux usagers en veillant à la qualité rédactionnelle et au respect des délais .
• Notifier les décisions aux usagers et aux instructeurs.
• Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d’intervention
• Préparer les réunions de service (convocations, ordre du jour, procès-verbaux)
• Gérer et actualiser la documentation du service
• Assurer la traçabilité des actions administratives
• Vérifier la validité des informations traités
• Mettre en forme et présenter des dossiers
• Rédiger et mettre en forme les réponses aux usagers et partenaires.
• Concevoir et mettre en forme divers supports administratifs.
• Effectuer la saisie informatique (outils bureautiques, logiciels SOLIS, GDI)
• Élaborer des tableaux de suivi de l’activité
• Concevoir des tableaux de bord et élaborer des rapports d’activité
• Suivre les projets et activités du service ou de la cellule
• Classer et/ou archiver les dossiers du service

Compétences

• Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
• Connaissance de l'environnement institutionnel, médico-social et sanitaire du territoire
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Connaissance du cadre réglementaire et législatif des politiques publiques d'action sociale
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
• Maîtrise des techniques rédactionnelles
• Sens de l’organisation
• Sens des relations humaines
• Disponibilité

La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.