Secrétaire du bâtiment (H/F)

Offre n° 207TBVQSecrétaire du bâtiment (H/F)

Vous aurez pour missions :

1. Gestion des contacts Mails : répondre, classerTéléphone : répondre, transférer appels, rappeler pour demande de renseignementsAccueil client : prise des coordonnées et demandeCourrier : Rédaction de courriers (plus rare)

2. Clients Classer les dossiers informatiques au fur et à mesure (beaucoup de mails à archiver)Créer fiches clientEnvoi mailEnvoi documents annexes : tva, condition de travaux, pv réception.Vérifier si documents bien signésClasser les documents papiersRemises de chèques (plus rare)Préparer les dossiers appels d'offre (regrouper les fiches techniques et préparer le mémoire technique avec M. Hijosa)

3. Fournisseurs Scanner ou taper puis envoyer devis et commandes fournisseursArchiver les bons de livraison, les devis, commandes

4. Classement papiers Dossiers clientsFournisseurs : devis, commandes, bons de livraisonsRéceptionner et trier les documents pour Mme HijosaArchivage de fin d'année (clients et fournisseurs)Photocopier les tickets autoroute

5. Divers Messagerie OutlookPlanning OutlookWord, ExcelScannerCréation de dossiersSite de l'opp btp pour référencer les produits chimiquesVérifier les stocks de café, produits ménagersVérifier les trousses pharmacieS'occuper de prendre les rdv pour les véhicules : réparations, contrôle technique

6. Ménage Toutes les semaines, faire le ménage des parties hors atelier (bureau, toilettes, hall d'entrée, cuisine collective)

Vos 2 référents : M. Hijosa Roman (partie technique) et Mme Hijosa Nathalie (partie administrative)

Type de contrat : CDI

Contrat de travail : Temps partiel - 20h/semaine

Temps de travail : Travail en journée

Déplacements : Jamais

Avantages :

• Complémentaire santé
• À étudier selon expérience, études

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks
• Classer des documents
• Gestion administrative
• Gérer la communication interne et externe
• Gérer les agendas et planifier des rendez‑vous
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Logiciel de traitement de texte
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Méthode de classement et d'archivage
• Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple)
• Relayer de l'information
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Techniques de communication orales, écrites et numériques
• Techniques de numérisation
• Tenir à jour des agendas personnels et partagés
• Utiliser les outils numériques

Savoir‑être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Travaux de menuiserie bois et PVC