Secrétaire du bâtiment (H/F)

Vous aurez pour missions :

1.

Gestion des contacts

Mails : répondre, classer

Téléphone : répondre, transférer appels, Rappeler pour demande de renseignements

Accueil client : prise des coordonnées et demande

Courrier : Rédaction de courriers (plus rare)

2. Clients

Classer les dossiers informatiques au fur et à mesure (beaucoup de mails à archiver)

Créer fiches client

Envoi mail

Envoi documents annexes : tva, condition de travaux, pv réception.

Vérifier si documents bien signés

Classer les documents papiers

Remises de chèques (plus rare)

Préparer les dossiers appels d'offre (regrouper les fiches techniques et préparer le mémoire technique

avec M. Hijosa)

3. Fournisseurs

Scanner ou taper puis envoyer devis et commandes fournisseurs

Archiver les bons de livraison, les devis, commandes

4. Classement papiers

Dossiers clients

Fournisseurs : devis, commandes, bons de livraisons

Réceptionner et trier les documents pour Mme Hijosa

Archivage de fin d'année (clients et fournisseurs)

Photocopier les tickets autoroutes

5. Divers

Messagerie Outlook

Planning Outlook

Word, Excel

Scanner

Création de dossiers.

Site de l'opp btp pour référencer les produits chimiques

Vérifier les stocks de café, produits ménagers

Vérifier les trousses pharmacie

S'occuper de prendre les rdv pour les véhicules : réparations, contrôle technique

6. Ménage

Toutes les semaines, faire le ménage des parties hors atelier (bureau, toilettes, hall d'entrée, cuisine

collective .)

Vos 2 référents : M. Hijosa Roman (partie technique) et Mme Hijosa Nathalie (partie administrative)