Secrétaire des directeurs de la citoyenneté / de la légalité et de la coordination interministériell

Secrétaire des directeurs de la citoyenneté / de la légalité et de la coordination interministériell

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Type de poste

Statut du poste

Intitulé du poste

Secrétaire des directeurs de la citoyenneté / de la légalité et de la coordination interministériell

Description du poste

Vos activités principales :

1. Secrétariat commun direction de la citoyenneté et de la légalité (DCL) / direction de la coordination interministérielle et de l'appui territorial (DCIAT)
2. Gestion des agendas des deux directeurs et de leurs adjointes
3. Tableau de suivi des absences des chef(fe)s et adjoint(e)s de bureaux
4. Accueil téléphonique et physique – Filtrage des appels
5. Maîtrise du logiciel Casper de gestion du temps de travail
6. Mise en place de réunions avec réservation de salles (logiciel Grr) et de visioconférences (logiciel GLPI) en relation avec le SNUM
7. Réservation de véhicule de fonction pour les 2 directeurs (logiciel Grr)
8. Montage de dossiers essentiellement liés au service RH (CSA – CHSCT – EP)
9. Gestion du courrier quotidien et courrier réservé (MAARCH)
10. Suivi des parapheurs/trieurs interservices en retour de signature du préfet et du secrétaire général
11. Réservation des titres de transport et saisie des frais de déplacement pour les 55 agents des deux directions (OM et EF) par le logiciel Chorus-DT
12. Planification et organisation complète des cérémonies de naturalisation (2 ou 3 par année civile) sur la base d’un tableau de suivi dressé par un agent du BMI
13. Activités accessoires

Activités accessoires :

• Assistance pour l’ensemble des bureaux des deux directions, sur dossiers prioritaires ou urgents
• Renfort pour archivage si besoin
• Contribution, sur un rythme ponctuel, à l’organisation d’autres réunions et évènements, en fonction de l’actualité des deux directions

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

• Disponibilité
• Réactivité
• Discrétion sur les dossiers traités, confidentialité exigée
• Accueil des personnes extérieures
• Polyvalence
• Tâches partiellement télétravaillables

Le secrétariat commun à deux directions requiert une forte adaptabilité et une forte polyvalence, qualités qui offrent des perspectives d’évolution vers des responsabilités supérieures, au sein d’un bureau et une promotion au grade supérieur

Conditions particulières d'exercice

- M. Nicolas LAURAIN, directeur de la coordination interministérielle et de l’appui territorial (Tél: ) –

- M. Etienne-Jean DUBOIS, directeur de la citoyenneté et de la légalité (Tél: ) –

- Le service des ressources humaines du Secrétariat général commun départemental de l’Ariège (Tél: /10.25) –

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

CV / Lettre de motivation / formulaire de mobilité

liens de téléchargement du formulaire de mobilité :

lien de téléchargement du formulaire de mobilité pour les postes CAIOM :

Descriptif du profil recherché

Votre environnement professionnel :

Activités du service

• Secrétariat mutualisé de 2 directions

Composition et effectifs du service

• 2 directeurs
• 2 directrices adjointes
• 8 chefs de bureau

Liaisons hiérarchiques

• Directeurs DCL et DCIAT
• Secrétaire général

Liaisons fonctionnelles

• Externes: DDI – Collectivités territoriales – Police – Gendarmerie – Ministères – chambres consulaires - particuliers
• Internes: tous les services de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

• Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise - requis
• Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

• Savoir appliquer la réglementation / niveau pratique - requis
• Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
• Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis
• Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
• Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis
• Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis

Critères candidat

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

Informations complémentaires

Localisation administrative :

Préfecture de l’Ariège

Direction de la citoyenneté et de la légalité

Direction de la coordination interministérielle et de l’appui territorial

2 rue de la préfecture – Préfet Claude Erignac

Domaine fonctionnel :

Emploi type / Code fiche de l'emploi-type

Fondement juridique du recrutement

Fondement juridique du recrutement sur contrat, le cas échéant :

2° de l'article L332-2

Télétravail possible

Localisation du poste

Localisation du poste

Préfecture de l'Ariège

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Préfecture de l'Ariège

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

Personne à contacter (mail)

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels