Secrétaire de service (H/F)

Offre n° 204HYYL

Secrétaire de service (H/F) 93 - MONTREUIL

Responsabilités

1. SECRETARIAT
   • Accueil téléphonique standard, orientation des appels ou prise de messages
   • Accueil des jeunes et des partenaires
   • Tenue du registre de courrier (arrivée et départ)
   • Tri et distribution du courrier
   • Gestion et commande des fournitures
   • Transmission des factures à la comptabilité
   • Alimente la base des données statistiques annuelles
   • Impression de documents et affichage
   • Création et réactualisation de différents tableaux pour le chef de service
   • Gestion du matériel informatique (demandes & maintenance)
   • Gestion de la correspondance
   • Archivage
2. Participation aux réunions de l'association
   • Participer aux réunions institutionnelles
   • Rédiger, faire valider et classer les comptes rendus
3. Suivi des dossiers jeunes
   • Création d'une fiche de renseignement à l'admission d'un jeune
   • Etablissement du dossier administratif des jeunes
   • Impression des documents en vue des admissions
   • Mise à jour hebdomadaire et transmission des hébergements occupés par les jeunes
   • Mise à jour de la liste des référents ASE pour les jeunes
   • Gestion et relance des prises en charge ASE (mail)
   • Elaboration, mise à jour et transmission des listes des usagers présents par semaine
   • Elaboration du tableau mensuel de facturation ASE
4. Gestion de la flotte automobile
   • Gestion des documents obligatoires dans les véhicules (carte grise, vignette assurance, constat à l'amiable, etc)
   • Déclaration des sinistres auprès de l'assurance
   • Transmission des éléments nécessaires aux professionnels ayant occasionné les dégâts pour dépôt au garage, après réponse des assurances
5. Gestion du parc immobilier
   • Classement de copies des baux des hébergements des jeunes du service
   • Souscription à une assurance habitation
   • Ouverture des compteurs d'eau, gaz et EDF
   • Déclaration de sinistres
   • Gestion des clés des hébergements
6. Gestion administrative du personnel
   • Elaboration et affichage des plannings des salariés du service en lien avec le Chef de service
   • Actualisation et envoi mensuel des variables au siège après signature du Chef de service
   • Préparation de l'arrivée du professionnel dans le service
   • Remise au professionnel des clés du service sur site
   • Modification des visites à la médecine du travail

Aventages sociaux

• Tickets restaurant = 8 € / jour travaillé
• Prime Ségur = 238 € bruts / mois (pour un temps plein)
• Congés trimestriels = 18 jours / an
• Chèques cadeaux Noël et chèques vacances
• Mutuelle employeur prise en charge à 70 % par l'employeur

Spécificités

Horaires : du lundi au vendredi (9h à 17h)

Type de contrat : CDD - 6 mois, pouvant déboucher sur un CDI

Date de prise de poste : 1er juin 2026

Pré-requis

• BTS assistant manager ou équivalent
• 5 ans d'expérience sur même type de poste
• Bonne maîtrise de Word, Excel, des outils d'internet et de messagerie
• Bonne orthographe
• Qualités relationnelles et d’accueil ; disponibilité, adaptabilité, organisation, autonomie, travail en équipe, rédaction, transmission, sens du service, créativité, discrétion, rigueur, esprit d’initiative

Compétences supplémentaires

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez‑vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Hébergement social pour enfants en difficultés

Association de la Protection de l'Enfance accueillant des jeunes mineurs et majeurs non accompagnés

Contact

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