Secrétaire de scolarité IFSI H/F

Responsabilités

• Accueil des publics, étudiants, intervenants, etc. Placement et orientation…
• Organisation de la pré‑rentrée, rentrée, journées Portes ouvertes, intégration, etc.
• Gestion de l’écran du hall (Documentaliste et secrétariat stage qualité).
• Gestion d’évènements : cérémonie des vœux, affichages, etc.
• Gestion des documents de liaison, taxe apprentissage, flyers, etc.
• Participation à des salons (Salon TAF, etc.).
• Information aux étudiants sur leurs droits et devoirs.
• Réception, traitement, traçabilité et suivi des appels téléphoniques et de la messagerie électronique.
• Gestion des convocations et prise de rendez‑vous pour la directrice de l’institut.
• Organisation des réunions institutionnelles (commission d’attribution, instance d’orientation, etc.).
• Gestion du secrétariat de direction : préparation de l’ordre du jour, rédaction des comptes rendus, réservation des salles.
• Intégration des notes avec les formateurs référents des UE et modules.
• Édition et transmission des feuilles de résultats de semestres pour les ESI.
• Rédaction des courriers de notification de décisions individuelles et diffusion.
• Participation à l’élaboration du rapport d’activité en collaboration avec l’adjoint à la direction.
• Elaboration et diffusion des dossiers d’inscription en institut (bourses, CROUS, université).
• Gestion et suivi des données administratives et pédagogiques sur FORMEIS.
• Gestion et suivi des dossiers d’interruption de scolarité et de mutations.
• Suivi des mises à jour des bases de données des formateurs vacataires ou intervenants.
• Transmission des données à la DRH pour la rémunération des formateurs.
• Vérification des chèques, préparation des tableaux des frais de scolarité pour les ESI et transmission au secrétariat des finances.
• Saisie des plannings étudiants sur logiciel FORMEIS.
• Gestion des certificats de scolarité et diverses attestations.
• Préparation des tableaux de synthèse et des fiches individuelles (avec avis du DSIF).
• Envoi des tableaux et des dossiers jury.
• Tri des compositions de chaque étudiant.
• Vérification et numérisation de chaque dossier scolaire.
• Affichage des résultats.
• Numérisation des diplômes.
• Archivage des dossiers administratifs.
• Remise des dossiers complets à chaque diplômé.
• Gestion des épreuves de sélection (organisation, contrôle, édition, envoi de courriers aux candidats et jurys, préparation des salles).
• Gestion des sujets et résultats.
• Inscription administrative des candidats au Parcoursup, ajustement des places, certification des entrées.

Qualifications

• Motivée, engagée, capable de découvrir cette fonction.
• Organisationnelle, capacité de travailler en équipe et de prendre des responsabilités.
• Sens de l’accueil et envie de travailler avec des jeunes.
• Pas de diplôme spécifique requis; un niveau BAC +2 en gestion ou secrétariat administratif est un plus.
• Maîtrise des logiciels Word et Excel.
• Capacité à apprendre les logiciels métier FORMEIS ou autres.

Conditions de travail

• Horaires stables du lundi au vendredi, 8h30 à 17h30.
• Congés imposés : deux premières semaines d’août et deux semaines de vacances de Noël (instrument fermé).