Secrétaire de direction (temps non complet) (H/F)
Offre n° 205FRTY Secrétaire de direction (temps non complet) (H/F)
Collectivité née en 2017 de la fusion de trois communautés de communes. Sous l'autorité du président et sous la responsabilité de la directrice générale des services, vous assurerez le secrétariat de direction incluant des missions administratives classiques mais avec une spécificité institutionnelle.
Missions
Responsabilité et activités principales
- Planifier et suivre les agendas de la direction
- Prendre des notes et rédiger tous types de courriers
- Suivre le calendrier des instances et préparer, pour la direction, les documents afférents
- Accueillir au téléphone et en physique
- Renseigner les interlocuteurs
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Gérer le courrier entrant
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Activités secondaires
- Gérer des commandes de fournitures de bureau pour l'ensemble du siège.
Profil recherché
Savoir Faire
- Aptitudes à l'organisation, rigueur, esprit de synthèse et d'analyse.
- Qualités rédactionnelles
- Maitrise des règles essentielles du fonctionnement institutionnel des collectivités locales
Savoir être
- Respect de l'éthique et du secret professionnel
- Avoir le sens du service public et disponibilité
- Communiquer
- Partager les informations avec la direction
- Se former aux nouveaux outils
- S'adapter à l'évolution de la structure
Compétences attendues
- Expression orale et écrite de qualité
- Circuits et procédures administratives
- Faire preuve d'une grande polyvalence
- Savoir gérer les priorités
- Diplomatie et discrétion
- Savoir rendre compte
- Avoir l'esprit d'équipe
- Maitrise des outils informatiques
- Utilisation du standard
Conditions et contraintes d'exercice
- Travail en présentiel
- Temps non complet
Expérience : 1ère expérience acceptée
Contrat : 6 mois renouvelable
Contrat : 17,5h par semaine
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + cnas + véhicule de service partagé.
Poste à pourvoir Les locaux sont basés à Anglure, promenade de l'Aube
En cas de 2nd rendez-vous, une étude de cas vous sera proposée.
Les candidatures sont à transmettre uniquement par voie dématérialisée à l'attention de Monsieur le Président de la CCSSOM au courriel suivant :
Type de contrat CDD - 6 Mois
Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 17H30/semaine Travail en journée
Salaire
- Primes
- Rémunération statutaire + RIFSEEP
Déplacements
- Jamais
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Compétences
- Assurer un accueil téléphonique Cette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrier Cette compétence est indispensable
- Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Classer des documents
- Collecter et analyser des données, des informations
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Méthode de classement et d'archivage
- Normes rédactionnelles
- Organiser des déplacements professionnels
- Relayer de l'information
- Techniques de numérisation
- Utiliser les outils numériques
Savoir-être professionnels
- Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de rigueur et de précision
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale