Secrétaire de direction mutualisée F/H(Nouvelle fenêtre)

Contexte

Le Conseil départemental du Val d’Oise, recrute pour la Direction des routes départementales, une secrétaire mutualisée ayant pour mission d’apporter une aide permanente aux services en termes de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.

Assurer la partie administrative des relations des services et de ses agents avec les différents interlocuteurs des autres services de la collectivité.

En priorité : secrétaire mutualisée des services

• Ressources Techniques
• Gestion et Entretien des Routes

En intérim : secrétaire du service Etudes, Projets et Travaux

Mission

• Assure l’accueil téléphonique, le filtrage et l’orientation
• Gère les agendas des chefs de services, organise les réunions et rendez-vous de recrutement
• Référent Elise pour les services (agent « ressource » en appui des services, appui de suivi hebdomadaire, tableaux de bord, relances…)
• Gère le courrier Elise (mise en forme, choix des formules de politesse, circuit de validations, classement…)
• Gère le courrier papier (mise en forme suivi des validations, envoi, dispatch des courriers arrivés…)
• Gère les commandes de fournitures, et les demandes d’interventions (entretien des locaux, interventions techniques…)
• Prise de note, rédaction et diffusion des rapports et compte-rendu de réunions
• Veille au respect des échéances des notes et courriers
• Traitement et suivi des feuilles d’heures en parapheur électronique IXBUS
• Gère les congés/absences pour les agents des services
• Gère des tâches logistiques diverses : commande de fourniture, gestion des imprimantes et photocopieur, classement, archivage
• Appui administratif divers pour les agents des services

Profil

Baccalauréat

Poste ouvert aux adjoints administratifs.

Compétences Requises

• Aptitudes et connaissances des techniques de secrétariat
• Qualités rédactionnelles
• Capacité d'organisation et de planification
• Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Elise, IXBUS

Relationnel

• Savoir travailler en équipe
• Sens de l'organisation
• Rigueur, discrétion, écoute et respect de la confidentialité
• Qualité relationnelle

Connaissances

• Connaître les règles de fonctionnement de l'institution et des collectivités territoriales
• Connaître l'outil informatique

Spécificités

Tous les postes du Conseil départemental sont handi-accessibles.