Secrétaire de direction (H/F)

RESPONSABILITÉS : Secrétariat de direction :

• Assurer le secrétariat de la Direction : comptes rendus de réunions, rédaction de courriers, documents administratifs, rapport, tableau de bord, gestion d'instance conseil des sports) Gestion/suivi des conventions/Etat de facturation Gérer les plannings sur CELCAT Suivi du budget, régisseur de recettes et d'avance. Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financières, outil métier)

Gestion des commandes et des missions :

• Réceptionner les demandes/commandes Procéder aux demandes d'Ordre de Mission/Bon de commande Assurer le suivi d'OM/BC (réception, signature, transmission), gérer le retour des missions

Accueil renseignement :

• Accueillir | Renseigner | Prendre des messages Réaliser des opérations de gestion courante Inscriptions des usagers

Participation à l'amélioration de la qualité du service :

• Elaborer et rédiger les procédures liées à son activité Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service

Communication:

• Actualiser le site web Création et Gestion des FUA PROFIL RECHERCHÉ : Savoirs : Connaissances budgétaires générales

Savoirs faire :

• S'adapter aux différents interlocuteurs Gérer et organiser les priorités Faire preuve d'organisation Faire preuve de réactivité et d'initiative Avoir le sens relationnel Travailler en équipe et en réseau interne et externe Utiliser et évaluer les outils proposés

Savoirs être :

• Savoir rendre compte Capacité d'écoute Sens de l'initiative Réactivité Rigueur/Fiabilité Sens relationnel Polyvalence

Compétences particulières :

• Organisation de l'enseignement supérieur Outils numériques et leurs usages

Environnement professionnel :

• Bureau partagé

Astreintes, contraintes particulières (à préciser) :

• Présence hors des heures habituelles lors des manifestations Contraintes horaires en début des semestres

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