Secrétaire administratif / administrative (H/F)

Description du poste :
Tâches :
GESTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE
· Accueil téléphonique et physique : clients/commerciaux/transporteurs/chauffeurs: renseignements, .
· Calcul des devis
· Gestion du courrier entrant et sortant
· Prise de commande transférée au planning
· Gestion de la caisse et des règlements comptants
· Gestion des code-articles
RH
· Gestion de la badgeuse KELIO, vérification pointage des heures, primes, suivi des absences, ..
· Gestion et suivi des salaries avec le siège et des demandes des salariés : CP, permis, avances, ....
· Gestion administrative des intérimaires
EXPLOITATION
· Gestion des tableaux de suivi
· Gestion des EPI
· Envoi de produits pour analyse au laboratoire
· Gestion administrative des livraisons et chauffeurs
· Gestion administrative de la maintenance des machines
BASCULE
· Gestion quotidienne du pont bascule PRECIA (entre 1 et 2 heures par jour) : entrées/sorties de camion, suivi et modification de bon de pesée, création client/chantier/produit/transporteur, ...
· Remplacement des agents du pont bascule quand ils sont absents
· Suivi des encours commandes avec les BLs
· Gestion à distance d'un site secondaire à Fresnes : contrôle des passages
COMMERCE
· Accompagnement administratif de la relation commerciale et des devis
FACTURATION
· Création client/chantier/produit.
· Gestion des tarifs et de la base client
· Rapprochement et vérification des données (proposition de prix, BLs, bons de commandes, planning, ...)
· Réalisation des tableaux préparatoires clients/article pour facturation
· Logiciel CEGID/QUADRA: saisie des devis, factures, avoirs. Facturation mensuelle (250/300 factures)
· Mise sous plis ou envoi par dématérialisation
· Transfert de la facturation en comptabilité
· Réalisation tableaux de synthèse commerciaux (ventes, flux, matériaux, .) sous Excel
· Suivi des encours clients : transmission des informations client pour les relances clients au siège
FOURNISSEURS
· Réception, vérification, rapprochement BL/factures
· Gestion de la relation administrative avec les fournisseurs, des litiges qualité et éventuels avoir
Rattachement :
· Responsable du site pour la partie opérationnelle
· Le directeur financier pour la partie administrative et financière
Compétences requises :
· Pack office
Qualités requises :
· Gestion rigoureuse des priorités, de son organisation et de son planning
· Rigueur constante dans son travail pour éviter des erreurs
· Capacité à travailler plusieurs sujets dans des domaines différents
Description du profil :
·***Gestion rigoureuse des priorités, de son organisation et de son planning
·***Rigueur constante dans son travail pour éviter des erreurs
·***Capacité à travailler plusieurs sujets dans des domaines différents