secretaire accueil/courrier/ged h/f (44) 2025-55

Notre équipe ADGE (Administration Générale) recherche activement son.a « secrétaire Accueil Courrier GED» Après une phase d'accompagnement, vous serez chargé.e d'assurer l'accueil physique, la gestion du standard téléphonique avec les appels internes et externes ainsi que la distribution du courrier papier et dématérialisé. Le tout, dans le respect des obligations réglementaires, des procédures en vigueur au sein de l'association et sous la supervision de votre responsable de service.Au quotidien, vous portez les valeurs de l'association et adoptez une posture professionnelle et bienveillante.
Accueil téléphonique et standard :
Accueille le public en identifiant l'UDAF de Loire Atlantique,
Renseigne le public et oriente les appels vers les différents services à l'aide des supports internes,
Transmet les messages et les informations aux interlocuteurs concernés,
Réceptionne les colis, signe les bons de livraison après vérification de l'état et du nombre de colis et informe les services concernés,
Signe les notifications d'huissiers après avoir vérifié la mesure concernée (mandats spéciaux, curatelles et tutelles uniquement).
Traitement du courrier à l'arrivée et au départ :
Signe les accusés de réception des courriers en recommandé et identifie les courriers,
Relève la boîte aux lettres chaque jour, réceptionne et traite les navettes de retour des antennes
Affranchit le courrier au départ, participe à l'ouverture et à l'identification du courrier à l'arrivée en fonction des nécessités du service.
Enregistrement, tri et numérisation des factures :
Participe au tri et à la numérisation de factures selon le planning du service,
Vérifie et enregistre les factures reçues par mail,
Transmet les lots numérisés au service comptabilité pour saisie des factures.
Traitement GED (Gestion Électronique des Documents) :
Effectue la numérisation des documents,
Indexe les documents dans MAGIS,
Archive les documents papier par lot,
Remonte au responsable du service ADGE les dysfonctionnements éventuels,
Participe aux tests et aux évolutions de la GED (réunions avec les services et collaboration avec le service informatique).
Logistique
Prépare les commandes en enveloppes et papier entête pour les antennes et assure le suivi des stocks pour tous les services sur Excel,
Gère les commandes de fournitures de bureau pour les services du siège social,
Participe à la mise sous plis des envois en nombre (L'Essentiel…),
Identifie les listes des dossiers passés en commissions pour le service Action Familiale
Vous communiquez quotidiennement avec votre équipe (transmission d'information, questionnement, vérification etc.)
Vous rendez compte aussi souvent que nécessaire à votre responsable de service
Bac professionnel métiers de l'accueil et du secrétariat exigé,
Expérience professionnelle de 3 ans minimum,
Maitriser les outils informatiques (pack office, logiciel métier, internet et messagerie) :
Gérer un standard multi lignes,
Accueillir, orienter les usagers,
Faire preuve d'écoute active,
Faire preuve de rigueur et d'organisation,
Faire preuve de réactivité et d'autonomie,
Faire preuve de discernement en cas de situation difficile et savoir alerter,
Avoir le sens du travail en équipe.
Durée du contrat : Contrat à Durée Déterminée
Durée du travail : Temps complet
Date de prise de poste : Dès que possible
Date limite de candidature : 20 octobre 2025
Rémunération brute mensuelle selon la CCNT 66 : comprise entre 2001 € (débutant.e) et 3036 € (28 ans d'expérience) selon une reprise d'ancienneté possible
Flexibilité des Horaires
Tickets restaurant
CSE
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