School Officer

Assurer un accueil professionnel et chaleureux de la communauté scolaire, tout en apportant un support administratif, logistique et organisationnel au School Office, aux Admissions et à la Direction, afin de garantir le bon fonctionnement quotidien de l’établissement.

Le(la) School Officer assure le bon fonctionnement opérationnel du School Office et apporte un appui administratif et logistique aux Admissions et à l’Executive Assistant.

Accueil & Office Management :

• Accueillir avec élégance et raffinement les visiteurs, familles et élèves (en présentiel et par téléphone) ;
• Gérer les flux visiteurs en coordination avec la sécurité (badges, registre procédures) ;
• Accueillir les élèves en retard et assurer le suivi des présences élèves ;
• Assurer la communication quotidienne avec les agents de sécurité et leur transmettre les informations nécessaires ;
• Gérer les objets trouvés (Lost & Found) ;
• Gérer le courrier entrant et sortant ;
• Gérer la boîte email du School Office ;
• Mettre à jour le calendrier du portail et les supports d’information ;
• Commander et suivre des fournitures. Tenir à jour l’inventaire des fournitures ;
• Gérer les réservations de salles internes à l’administration.
• Préparer et transmettre les documents administratifs standards et officiels : certificats, bulletins, relevés de notes, lettres de recommandation ;
• Maintenir la documentation à jour, veiller à la propreté du Salon ;
• Assurer l’inscription des nouvelles familles aux Safeguarding et Maisons ;
• Traduire des documents non confidentiels, selon les compétences linguistiques ;
• Maintenir la base de données PowerSchool de façon quotidienne et ponctuelle selon les demandes des équipes administratives (présence des élèves, sorties anticipés ou arrivées tardives, liste de contacts d’urgence....)
• Compléter les bases de données en support du département d’admissions ;
• Compléter les informations relatives aux élèves pour l’académie de Versailles.

Onboarding, logistique & coordination :

• Envoyer les communications standardisées validées par Admissions ou autre département administratifs (uniformes, informations pratiques, onboarding) ;
• Informer la sécurité des rendez‑vous de la direction et événements institutionnels ;
• Coordonner la logistique des événements à l’échelle de l’école : salles, installations, informatique, supports imprimés, décoration, prestataires ;
• Préparer les supports imprimés
• Supports pour réunions, retraites ou événements internes
• Gérer l’inscription et la présence des invités ;
• Fournir un support administratif standard à la Direction, à l’Executive Assistant et aux autres départements administratifs (Communication, Admission, Business Office et Facilities) ;
• Apporter un appui ponctuel aux visites de l’école.
• Bonnes compétences organisationnelles et bonne communication écrite ;
• Maîtrise du français et de l’anglais ;
• Sens du service, discrétion et respect de la confidentialité ;
• À l’aise avec les outils numériques ;
• Capacité à gérer plusieurs priorités de manière professionnelle et sereine ;
• Une expérience en relation client, gestion d’événements ou dans le secteur de l’éducation est appréciée ;
• Attitude positive, excellentes qualités relationnelles, diplomatie et proactivité ;
• Mutuelle santé de qualité 100 % prise en charge par l’établissement ;
• Assurance vie et invalidité, accompagnement éducatif ;
• 25 jours de congés payés + jours fériés (selon le calendrier scolaire et national) ;
• 9 jours d’absence autorisée (sous conditions) ;
• Titres‑restaurant (10 € par jour, pris en charge à 60 %);
• Accès au restaurant self‑service à tarif préférentiel ou possibilité d’apporter son propre déjeuner ;
• Prise en charge des frais de transport (50 % du pass Navigo) ou remboursement vélo/trottinette ;
• Plan d’Épargne Entreprise (après 3 mois) ;
• Réduction annuelle SNCF (-25 %) ;
• Possibilité d’avance sur salaire ;
• Prime de Noël ;
• Accès gratuit à la salle de sport + cours de yoga et boxing fit ;
• Comité social et économique actif (activités et avantages) ;
• Accès gratuit à la bibliothèque + réduction sur l’adhésion à l’American Library.