Responsable séminaires F/H

Tes missions s'organisent sur 7 grands axes :

1. Développement commercial des salles

• Prospecter et développer une clientèle B2B (entreprises, agences événementielles, organismes de formation, startups, etc.).
• Traiter les demandes entrantes (site internet, email, téléphone).
• Qualifier les besoins clients : type d’événement, nombre de participants, budget, configuration.
• Réaliser les visites commerciales du lieu et présenter les espaces.
• Construire et envoyer des propositions commerciales personnalisées .
• Négocier et conclure les ventes afin d’optimiser le taux d’occupation des salles.
• Développer un portefeuille clients et fidéliser les entreprises locales.

2. Conception d’offres et de formules événementielles

• Créer et faire évoluer des offres séminaires clés en main (journée d’étude, demi-journée, cocktail, soirée entreprise, etc.).
• Adapter les propositions en fonction des besoins clients :
• réunions
• séminaires
• formations
• événements corporate
• Travailler avec la direction et la cuisine pour élaborer menus et formules adaptées .
• Mettre en place des packages événementiels incluant restauration, pauses café, cocktails, etc.

3. Gestion des réservations et planification

• Gérer le planning des salles de séminaires .
• Optimiser l’occupation des espaces et les configurations.
• Coordonner les besoins techniques (écran, vidéoprojecteur, disposition salle).
• Assurer le suivi des dossiers événementiels depuis la réservation jusqu’au jour J.

4. Coordination interne

• Assurer la liaison entre le client et les équipes opérationnelles :
• cuisine
• salle
• bar
• direction
• Transmettre les informations nécessaires au bon déroulement de l’événement.
• Participer aux briefings opérationnels avant les événements.
• Veiller à la qualité de l’expérience client.

5. Accueil et suivi des événements

• Accueillir les clients et organisateurs le jour de l’événement.
• S’assurer de la bonne installation des salles.
• Superviser le bon déroulement de la prestation.
• Gérer les demandes ou ajustements pendant l’événement.
• Recueillir les retours clients et développer la satisfaction.

6. Suivi administratif et financier

• Rédiger les devis et contrats .
• Assurer le suivi administratif des dossiers.
• Gérer la facturation et les encaissements liés aux événements .
• Mettre à jour les outils de suivi commercial (CRM, tableaux de bord).
• Suivre les indicateurs de performance : taux de remplissage, CA séminaires, panier moyen.

7. Développement marketing et visibilité

• Participer à la promotion de l’offre séminaire (site internet, réseaux sociaux, plateformes événementielles).
• Développer des partenariats avec :
• agences événementielles
• hôtels
• entreprises locales
• Mettre en place des actions commerciales pour augmenter la réservation des salles.