Responsable scolarité de la School of AI de l’Université PSL (H/F)
RESPONSABILITÉS :
Au sein de la direction de la Paris School of AI, la personne recrutée assurera la coordination des activités administratives et de scolarité, en lien direct avec les directeurs des études/formations, les services administratifs de l'Université PSL et ses établissements partenaires et composantes
Encadrer une équipe de support à la scolarité
Management de l'équipe
Paramétrage de l'outil de scolarité
Proposition et conception des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du service
Information et accompagnement dans leurs démarches des étudiants et des enseignants
Assurer le lien avec les partenaires de la formation
Contribuer à la communication et à la promotion des formations de Paris School of AI, à l'échelle nationale et internationale.
Participer à l'organisation des événements de diplomation, journées portes ouvertes, pré-rentrées, événements de la Paris School of AI ou impliquant ses étudiants, etc.
MISSIONS DE PILOTAGE ET DEVELOPPEMENT :
Etablir et contrôler l'application des règles et des procédures
Réalisation de tableaux de bord, enquêtes, suivi d'indicateurs, production des bilans statistiques (pour le pilotage des formations)
Soutenir les démarches qualité
Suivi, pilotage et amélioration continue des procédures liées aux recrutements et à la gestion de la masse salariale
Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
Rédaction des documents administratifs officiels, préparation de dossiers et conventions
PROFIL RECHERCHÉ :
Niveau d'études minimum requis : Bac+3 ou équivalent grâce aux expériences antérieures
Avoir une expérience au sein d'un service de scolarité d'une université ou d'un secrétariat pédagogique nécessaire (expérience d'utilisation d'au moins un logiciel de scolarité)
Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur, en particulier des programmes internationaux.
Réglementation des cursus académiques en France et dans un contexte européen (Bologne, ECTS, etc.)
Anglais courant (lu, écrit, parlé) pour collaborer dans un environnement international.
Maîtriser les techniques de gestion de projets complexes
Encadrer une équipe : animation, coordination et suivi des missions.
Élaborer des supports d'aide à la décision et structurer des rapports analytiques.
Utiliser efficacement les outils numériques et logiciels de gestion de scolarité.
Esprit d'initiative et capacité à travailler dans un environnement en constante évolution.
Aptitude à communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés (étudiants, enseignants, personnels administratifs, partenaires industriels).
Sens de l'organisation et rigueur administrative.
Autonomie et anticipation
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Discrétion et rigueur
Ingénierie de formations (maquettage, création d'emploi du temps, etc.) et mise en œuvre des décisions de la directrice du Collège Sciences, Humanités et Société ainsi que des directeurs de parcours
Expérience obligatoire d'un ou plusieurs outils et logiciels de scolarité de l'enseignement supérieur
Excellente maîtrise du logiciel Excel
Expériences des outils de gestion et de communication informatiques (ex. échanges avec les communautés et usagers étudiants, enseignants, candidats, etc.)
Expérience des procédures dans la gestion administrative d'une structure d'enseignement
Capacité à planifier les activités et les échéances
Capacité à gérer des urgences (environnement pouvant connaître des « crises »)
Réalisation de synthèses et de documents
Prévention et gestion des conflits ou situations sensibles
Titulaires de la fonction publique (Catégorie A) : Par voie de détachement sur contrat
Non titulaires de la fonction publique : CDD de 36 mois renouvelable
Déplacements ponctuels
