Gestionnaire de scolarité (H/F)
CDD 4 mois
Démarrage à compter du 01/04/2026
Catégorie : C Corps : Adjoint technique
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
Affectation : Faculté de physique-ingénierie
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
Mission
Réalisation des actes de gestion administrative relatifs aux étudiant(e)s dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la scolarité, de l'inscription administrative à la délivrance des diplômes de certaines filières (formations initiales et en apprentissage)
Activités
- Accueil physique et téléphonique
- Traitement / suivi des dossiers de candidatures via les plateformes Ecandidat, Mon Master
- Inscriptions administratives et pédagogiques (suivi et contrôle des pièces)
- Suivi des étudiants boursiers (suivi dossier, contrôle d'assiduité)
- Gestion des emplois du temps
- Organisation / gestion des examens et des jurys dans le respect de la réglementation du contrôle de connaissances
- Interface entre plusieurs pôles (étudiants, enseignants, autres scolarités, etc)
- Tâches rédactionnelles courantes (courriels, convocations, relances, etc)
- Gestion d'Apogée (dossiers étudiants, modélisation, saisie des notes, etc)
Activités associées
- Assurer la continuité du service / intérim d'autres collègues
- Archiver les pièces administratives sur l'interface partagée de la composante
- Participer à la gestion des opérations liée aux étudiants en situation de handicap
Compétences
a) Savoir sur l'environnement professionnel :
Accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs)
Connaitre la structure de l'enseignement supérieur et les filières dont elle/il est gestionnaire
Connaitre l'offre de formation de la Faculté de Physique et Ingénierie
Connaissance de l'université et de ses composantes (organisation et mode de fonctionnement)
b) Savoir-faire opérationnel :
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir planifier son activité et respecter les délais
Rédiger des documents simples d'information et de communication
Maitriser l'expression orale et écrite
Savoir organiser et planifier ses activités
Savoir analyser et gérer les demandes d'information
Savoir enregistrer les messages et rendre compte
Savoir hiérarchiser les tâches face aux situations d'urgence
Maitriser les applications de gestion utilisées en scolarité : Apogée, ADE, Ametys, E-Candidat, Mon Master, Esup SGC,
RT Scolarité, etc (après formations)
Maitriser les logiciels bureautiques courants : Word, Excel, Power
Point
Savoir utiliser la messagerie électronique et internet
Sens de l'autonomie
Respect des délais imposés
Savoir rendre compte
c) Savoir-faire comportemental :
Faire preuve de rigueur, d'organisation, d'ouverture d'esprit et de discrétion
Disponibilité, autonomie et adaptabilité dans l'organisation du travail
Respect de la confidentialité des informations et des données
Savoir travailler en équipe et participer à l'amélioration continue des méthodes de travail
Communication à la hiérarchie des éventuelles difficultés rencontrées
Avoir le sens de l'écoute et du contact
Savoir gérer les priorités
Être réactif.ve et rigoureux.se
Avoir des capacités d'adaptation et d'anticipation
Polyvalence
En raison d'une certaine saisonnalité du travail, la présence est obligatoire lors des périodes d'activités intenses (notamment préparation et gestion de la rentrée, organisation des examens et des jurys à chaque semestre et des opérations de fin d'année, candidatures
