Responsable du service logistique et événementiel – site de Rennes H/F

Responsable du service logistique et événementiel – site de Rennes H/F

Relation à l'usager

Ille et Vilaine (35)

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Domaine / Métier

Chargée / Chargé de relation et de service à l'usager

Descriptif de l'employeur

L'Institut national d'enseignement supérieur pour l'agriculture, l'alimentation et l'environnement (l'Institut Agro) a un statut d'EPSCP (Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel). Il regroupe 1380 agents et 5000 étudiants. L'Institut Agro est structuré en trois écoles : L'Institut Agro Rennes-Angers, L'Institut Agro Montpellier, et L'Institut Agro Dijon. Le poste se situe à l'Institut Agro Rennes-Angers, sur le site de Rennes. Pour en savoir plus :

Descriptif du service

L'emploi est localisé à Rennes. L'agent sera placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable du Pôle logistique, prestations de services et résidence.

Description du poste

1. Planifier et conduire les opérations générales du service logistique
   • Organiser, coordonner et mettre en œuvre les activités : accueil physique et téléphonique, courrier, reprographie, gestion du parc automobiles et mobilités douces, nettoyage des locaux, téléphonie, audiovisuel, gardiennage, déplacements de mobiliers.
   • Mettre en œuvre les conditions de continuité de service (remplacements).
   • Assurer le suivi budgétaire et comptable des activités du service.
   • Réaliser des études de coûts et refacturer aux usagers externes ou internes les prestations fournies (reprographie, colloques, gardiennage…).
   • Rédiger des cahiers des charges techniques.
   • Assurer la gestion des marchés (téléphonie, gardiennage, maintenance automobile, déménagements…) et réaliser le suivi des contrats.
   • Réceptionner et contrôler les prestations des entreprises intervenant dans les domaines du service, constater les «services faits».
   • Rationaliser le parc automobile (arbitrage des réparations, achats, demande réforme de véhicules auprès des services des domaines, logiciel Odrive).
   • Organiser les mobilités douces (vélos électriques, transports en commun).
2. Assurer l’organisation et l’accueil des manifestations (congrès, colloques, événements)
   • Accompagner les organisateurs (visites de locaux, disponibilité de salles adéquates, réservations, organisation).
   • Communiquer avec les services des espaces verts, de la restauration, de l’accueil, de l’hygiène et sécurité, des travaux.
   • Planifier les évènements et en assurer la diffusion aux différents interlocuteurs.
   • Piloter le bon déroulement des manifestations avec les acteurs concernés.
   • Coordonner les services participant à la bonne tenue de congrès et de colloques, y compris l’hébergement et la restauration.
   • Communiquer les informations nécessaires au bon déroulement de la manifestation avec les services espaces verts, restauration, accueil, hygiène et sécurité, travaux.
   • Organiser la signalétique et l’orientation pour les différents évènements.
   • Superviser l’exécution des prestations demandées.
   • Mettre en place les outils de prestations (tarifs, devis, conventions, compta, service fait, encaissement).
3. Gérer les ressources et les matériels
   • Assurer l’entretien du matériel et l’ordonnancement des salles à usages collectif (salle de cours, salle de réunion…).
   • Gérer les ressources (salles, véhicules, …) sur la solution informatique.
   • Assurer la maintenance, le suivi, et évaluer les besoins des installations audiovisuelles (vidéoprojecteurs, systèmes de visio et webconférence, installations de sonorisation des amphithéâtres).

Descriptif du profil recherché

• Savoir animer des équipes et planifier des activités.
• Savoir piloter des prestataires.
• Exercer un rôle de conseil pour l’ensemble des missions du service.
• Savoir mettre en œuvre des outils de suivi d’activité d’équipe.
• Connaître les différents métiers du service logistique.
• Savoir évaluer les besoins en matière d’équipements et d’aménagement.
• Connaître la réglementation en matière de sécurité au travail et d’établissements recevant du public (ERP).
• Connaître, respecter et informer sur les normes de sécurité en vigueur.
• Bien maîtriser les environnements informatiques.
• Savoir accueillir en valorisant l’image de l’établissement.
• Disposer de qualités d’écoute.
• Anticiper les besoins.
• Proposer des solutions techniques.
• Disposer du sens du service à l’usager.
• Etre capable d’assurer des réparations et installations simples.
• Connaître et faire appliquer les consignes de sécurité relatives aux interventions sur les installations électriques et fluides.
• Connaître l’organisation et l’implantation du campus pour intervenir en situation d’urgence.
• Connaître et utiliser les matériels audiovisuels.
• Disposer d’une habilitation électrique pour les interventions simples.
• Pouvoir assurer la mise en sécurité et la relance du matériel de sécurité incendie.