[IRJS]Gestionnaire administrative

(IRJS)Gestionnaire administrative – Sorbonne School of Economics

Descriptif du poste

Gestion administrative de départements, coordination pour les évènements scientifiques et responsabilité de deux salles de documentation.

Responsabilités principales

• Gestion du courrier, des appels, de la boîte mail des départements ; réapprovisionnement des fournitures, suivi de l’entretien des locaux ; archivage ; collecte et vérification des informations ; recherche et réservation de salles ; participation à la réalisation de divers rapports et comptes-rendu (type HCERES) ; accueil des intervenants, invités, enseignants invités, doctorants, étudiants ; traitement et le suivi des dossiers de demande d’accueil des chercheurs étrangers ; préparation et suivi du budget prévisionnel en lien avec la responsable administrative de l’IRJS ; suivi des colloques sur la plateforme sciencesconf etc.
• Coordination des activités liées aux évènements organisés par les deux départements et l’IRJS : création fiche agent, gestion des déplacements en France et à l’étranger, coordination logistique des colloques au Panthéon et sites voisins, en lien avec les services du Panthéon et les prestataires extérieurs de l’évènement ; création et gestion des liens zoom ; organisation des transports, de l’hébergement et de la restauration, création et diffusion de plan d’accès au site etc.
• Gestion des deux Centres de documentation du SOFFIP et du SERDEAUT : réception, référencement et archivage des ouvrages et revues ; gestion des reliures (demandes de devis et suivi des commandes).

Profil recherché

Compétences

• Connaître l’organisation et le fonctionnement d’ensemble de l’établissement et les activités d’un laboratoire de recherche.
• Maîtriser le pack office.
• Savoir rendre compte de son activité et alerter sa hiérarchie.
• Gérer la confidentialité des informations et des données.
• Savoir appliquer la réglementation du domaine concerné et respecter les procédures.
• Savoir exploiter les informations : trier, hiérarchiser, classer.
• Savoir s’exprimer correctement à l’oral et à l’écrit.
• Savoir utiliser les modes de communication écrites ou orales.
• Posséder de bonnes qualités relationnelles.

Savoirs requis

• Être opérationnel rapidement.
• Capacité d’adaptation et aptitude au changement.
• Rigueur, forte implication et autonomie.
• Réactivité et anticipation.
• Esprit d’équipe.
• Goût prononcé pour les relations humaines et des qualités relationnelles permettant d’évoluer harmonieusement dans un environnement collectif.

Informations pratiques

Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels.

Type de contrat : Poste permanent.

Durée du contrat : 8 mois.

Fourchette salariale : 1890 à 2230€ brut / mois.

Lieu : 75005 Paris, Centre Sainte-Barbe.

Pour postuler, envoyez votre candidature via le portail de l’université.