Responsable du bureau des formations paramédicales - scolarité FSMPM - F/H

L’entreprise

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. Cinq grands campus accueillent les étudiants ainsi que les divers champs universitaires en France.

À propos de nous

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

Le poste de responsable du bureau des formations paramédicales assure les missions suivantes :

Activités principales

• Organiser et superviser l’ensemble de leurs missions
• Mettre à leur disposition l’ensemble des outils nécessaires à la réalisation de leurs missions
• Les associer aux différentes phases de rédaction de procédures, projets et/ou réunions
• Leur permettre de faire évoluer leurs connaissances, compétences au titre de formations, via le logiciel GEFORP
• Accompagner l’équipe dans le cadre du déménagement du bureau, sur le campus Nord et de l’implantation des formations paramédicales sur ce campus

Piloter les Process Récents du Cursus Étudiant

• Accompagner les étudiants dans leur formation
• Suivre les candidatures, la validation administrative sur le logiciel e-candidat
• Organiser les oraux Parcoursup, réserver les salles, rédiger des PV
• Procéder aux inscriptions administratives sur le logiciel APOGEE
• Organiser la surveillance des examens et la gestion de la diplômation
• Gérer les agréments des maîtres de stage, et vérifier les conventions de stage
• Assurer la veille réglementaire
• Organiser l’archivage

Accompagner les enseignants des certificats de capacité d’Orthophonie et Orthoptie dans la mise en œuvre des leurs formations

• Préparer le calendrier universitaire, les emplois du temps, le déploiement sur le logiciel ADE
• Assurer le bon déroulement des programmes (logistiques, administratifs) entre les étudiants, l’équipe pédagogique et les responsables de la formation
• Gérer les demandes de transfert des étudiants
• Vérification des heures d’enseignement réalisées par les enseignants et vacataires

Activités secondaires

L’agent·e participe comme l’ensemble du personnel de l’UFR à l’organisation de l’examen sélectif PASS (Parcours d'Accès Spécifique Santé), aux examens des formations des Écoles de SMPM et à la tenue des bureaux de vote lors des élections.

Conditions particulières d’exercice

Le poste est actuellement situé sur le campus Timone et intégrera de manière permanente à compter de la rentrée 2028 le campus nord de la faculté. Le ou la chef·fe de bureau sera amené·e à se déplacer sur le campus nord afin de travailler en collaboration avec le chef de service, la direction administrative et les Ecoles.

Positionnement hiérarchique

Sous l’autorité de la cheffe du service de la scolarité.

Sujétions Particulières

• Encadrement : oui
• Conduite de projet : Oui

Profil

Compétences Requises

Connaissances et savoirs

• Avoir une bonne connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’université et de la composante.
• Connaître les textes règlementaires liés aux formations de son périmètre
• Maîtriser des techniques de gestion administrative
• Maîtriser les techniques d’accueil
• Maîtriser les modes de communication écrite et orale
• Connaître la réglementation LMD et particulièrement celle des formations paramédicales
• Maîtriser l’utilisation des outils bureautiques (Excel, Outlook) et logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Apogée, Parcoursup, e-candidat, ADE)

Savoir-faire

• Savoir manager : écoute, sens de priorités, autonomie
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer de façon claire et concise et faire preuve de pédagogie
• Appliquer une démarche qualité

Savoir-être

• Sens de l’organisation et des priorités
• Adaptabilité, réactivité et rigueur
• Sens de la confidentialité
• Sens relationnel discret
• Autonomie

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager (télétravail et semaine de 4 jours ou 4,5 jours)
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75 % compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l’utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social