Responsable de gestion administrative

Mission

Placé(e) sous la responsabilité des responsables de service, vous serez leur assistant(e) avec deux composantes principales :

• La gestion administrative et financière des dossiers et de l’établissement.
• Contribuer à l’élaboration des offres d’ingénierie pour des clients publics et privés, et participer à la rédaction des offres.
• Facturer les prestations (via ERP Navision), suivre les créances, suivre les achats du service, suivre les indicateurs et préparer les éléments financiers pour analyse d’activité et construction du prévisionnel d’activité.
• Gestion quotidienne de l’établissement : accueil physique et téléphonique, accueil des appels, visites des intervenants, assistance aux collaborateurs, gestion des commandes et relances clients, participation à la production de documents techniques.
• Contrôle de la qualité des documents produits avant émission aux clients.
• Gestion quotidienne de l’agence : accueil des visiteurs, gestion des appels entrants, assistance à la production, gestion des achats (commandes, réceptions), gestion des locaux, animation de l’équipe, lien avec services du siège.
• Gestion administrative des marchés : initier les contrats (montage, pièces contractuelles, signatures, enregistrement dans Navision), suivre administrativement et financièrement les marchés/contrats des co-traitants et sous-traitants, transmettre les documents aux responsables, établir et gérer les documents contractuels (OS, PV, avenants...), émettre les mémoires d’honoraires, décomptes définitifs, suivre les créances clients, relances, gérer interfaces avec comptabilité.
• Gestion administrative des marchés de travaux : vérifier la constitution administrative, gérer les signatures, réceptionner et initialiser dans l’outil, informer le responsable d’agence, transmettre documents, établir et gérer documents contractuels, établir certificats de paiement, signatures habilitées.

Profil recherché

• Capacité à assumer des tâches diverses et organisationnel(le) - autonomie, rigueur, sens du contact.
• Connaissances en facturation, suivi des clients et des contrats.
• Respect, discrétion et valeurs de l'entreprise.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et de l’ERP Navision; capacité à utiliser MS Project, Powerpoint.
• Bonne présentation des documents, syntaxe et orthographe soignées.
• Aptitude à travailler en équipe et à collaborer avec d'autres établissements du Cabinet MERLIN.
• Connaissance du milieu de la construction et des travaux, y compris le rôle des intervenants, les procédures et dispositions du Code de la Commande Publique.
• Formation en assistanat ou expérience équivalente, bases comptables.

À propos de nous

Le développement des compétences et le bien‑être de nos collaborateurs sont les deux piliers de notre politique de ressources humaines. Nous favorisons l’autonomie et la mobilité interne, garantissant une intégration par le parrainage de chaque nouveau collaborateur.

Nos équipes sont associées à la valeur créée par l’entreprise, via une politique généreuse d’épargne salariale.

Nos valeurs : Expertise, proximité, indépendance et éthique. Si vous les partagez et souhaitez exercer un métier qui a du sens et favorable à notre planète et ses populations, rejoignez‑nous!

Pour en savoir plus : Découvrez l’histoire du groupe, nos dernières réalisations et notre démarche RSE sur et sur notre page Linkedin: .