Remplacement adjoint.e en gestion de scolarité (catégorie C)

À propos de nous

Le Département des Langues est un service général de l'Université Panthéon Sorbonne chargé de l'organisation des enseignements linguistiques pour l'ensemble des UFR à l'exception des enseignements en Licence pour l'Ecole de Droit de la Sorbonne (EDS), et pour l'Ecole de Management de la Sorbonne (EMS), des filières délocalisées et des formations à distance.

Missions de l'agent

• Saisie des enseignements sur Apogée, S1 et S2
• Gestion des inscriptions pédagogiques (TD et examens) par langues et niveaux sur Reservalang et Apogée, S1 et S2
• Gestion partagée des enseignant.es et suivi des TD – portefeuille individuel d’une vingtaine d’enseignant.es : informations calendrier et règlement aux enseignant.es ; inscriptions complémentaires (dont inscriptions en bonus), modifications, traitement des anomalies informatiques sur Apogée, S1 et S2 ; paramétrage, collecte et vérification de la saisie des résultats sur Apogée, S1 et S2
• Accueil, orientation et information des étudiants (accueil physique, téléphone, mails)
• Traitement des mails des adresses génériques de la scolarité
• Préparation des examens (écrits S1, oraux S2 sur Reservexam, et session 2)
• Après publication des résultats, traitement des réclamations et des consultations de copie
• Classement et archivage des copies d’examen

Appui à la Gestionnaire en charge du TOEIC

• Traitement des demandes d’inscription en TD de préparation, S1 et S2 (édition des laissez-passer sur Apogée, inscriptions pédagogiques)
• Traitement des demandes d’inscription au test TOEIC (traitement des demandes, mise en paiement, envoi des convocations)

Contraintes particulières liées aux activités du service

• Ponctualité liée au respect des horaires d’ouverture du public
• Disponibilité le samedi pour les journées d’examens du DDL (3 par an, 1 en janvier et 2 en juin) et certains samedis pour les tests TOEIC (entre novembre et juin, en relais avec les autres agents gérant le TOEIC) – présence récupérée avec un jour de congé

Environnement de travail

Le Département des langues est une structure transversale de Paris 1, qui dispense 14 langues (11 vivantes et 3 anciennes) à 25 000 étudiant.es chaque année, encadré.es par environ 90 enseignant.es titulaires (et assimilé.es) et une centaine d’enseignant.es vacataires. Le Département des langues accueille des étudiant.es de toutes les UFR et composantes de l’université, ainsi que des étudiant.es étrangèr.es exilé.es, réfugié.es ou demandeur.euses d’asile dans le cadre de 2 diplômes universitaires.

Profil

Compétences requises ou souhaitées

Savoir-faire

• Maîtrise des logiciels de scolarité : APOGÉE (domaines principalement utilisés : structure des enseignements, inscriptions pédagogiques et résultats), RESERVALANG et RESERVEXAM (formation interne)
• Aisance avec les outils informatiques dont EXCEL
• Bonnes connaissances sur le fonctionnement d’une scolarité et les règlements
• Connaissances générales sur l’enseignement supérieur et sur le fonctionnement d’une université

Savoir-être

• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Autonomie
• Travailler en équipe
• Réactivité
• Excellent contact humain
• Patience
• Sens du service public
• Bonne qualité d’expression écrite et orale