PREF 42 - Adjoint.e au chef du bureau du cabinet
PREF 42 - Adjoint.e au chef du bureau du cabinet
Fonction publique d'État
Catégorie B (profession intermédiaire)
Description du poste
Vos activités principales
Sous l’autorité du chef de bureau, il est attendu de l’adjoint de :
- participer à l’organisation du service, notamment à la mise à jour des fiches de procédure et à l’élaboration de statistiques relatives à l’activité ;
- assurer l’intérim du chef de bureau en son absence.
Le bureau du cabinet est organisé en 4 pôles.
En binôme avec le chef de bureau, l’adjoint est en charge du pôle protocole et évènements et du pôle chauffeurs et huissiers, avec soutien ponctuel des agents. A ce titre, ils doivent :
- organiser et conduire les cérémonies et évènements en préfecture;
- participer, en lien avec les partenaires locaux, à l’organisation des cérémonies commémoratives;
- assurer le suivi des personnes naturalisées dans le département, en lien avec la plateforme interdépartementale de Lyon, afin d’organiser les cérémonies d’accueil dans la nationalité française.
- préparer les dossiers de représentation de l’État, notamment rédiger les discours du préfet, ainsi que les notes et éléments de langage à destination des membres du corps préfectoral;
- participer à l’organisation des visites officielles, en lien avec le directeur de cabinet, le directeur des sécurités et le service communication;
- superviser le chef de garage et les trois chauffeurs huissiers et participer à l’élaboration de leurs plannings.
En lien avec les agents référents des deux pôles concernés, il est attendu de l’adjoint de :
pôle interventions et suivi de la vie politique
- superviser le suivi des interventions;
- gérer les dossiers complexes en lien avec le chef de bureau;
- participer activement au suivi de la vie politique du département;
- participer au suivi politique des élections (nuances politiques, sélection des bureaux de vote test, prévisions électorales, rapport d’ensemble, remontée des taux de participation et estimation de résultats, soirées électorales), en lien avec les membres du corps préfectoral.
pôle distinctions honorifiques
- superviser les différentes instructions, notamment par le ciblage des prospections pour les grands ordres nationaux;
- superviser le suivi des dossiers;
- participer à la rédaction des notices et mémoires des grands ordres nationaux.
Conditions particulières d'exercice
- Rigueur, réactivité et capacité d’adaptation pour veiller à répondre aux différentes sollicitations dans les délais impartis;
- Devoir de confidentialité et de discrétion sur les dossiers traités;
- Disponibilité les jours de cérémonies (environ 10 par an) et soirées électorales (suivant calendrier) et en cas de pics d’activité.
- Contacts réguliers avec les membres du corps préfectoral et l’ensemble des services;
- Excellentes qualités rédactionnelles attendues;
- Posture à adapter au contexte de la mission, et excellentes qualités relationnelles requises;
- Manutention occasionnelle dans le cadre de l’organisation des cérémonies.
- Régime horaire: 38 heures (7h36 par jour ou 38h30 soit 7h42 par jour, avec plages variables);
- Une partie des missions est télétravaillable une fois l’agent formé (télétravail flottant uniquement).
Descriptif du profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
- Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise - requis
- Avoir des compétences en bureautique et outils collaboratifs - niveau maîtrise - requis
- Avoir des compétences juridiques - niveau pratique - à acquérir
- Connaître les règles du protocole - niveau maîtrise - à acquérir
Savoir-faire
- Savoir rédiger - niveau expert - à acquérir
- Savoir s'organiser - niveau maîtrise - requis
- Avoir l'esprit de synthèse - niveau maîtrise - requis
- Savoir accueillir - niveau maîtrise - à acquérir
- Savoir analyser - niveau maîtrise - requis
Savoir-être
- Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise - requis
- Savoir s'adapter - niveau expert - à acquérir
- Savoir travailler en équipe - niveau pratique - requis
- Savoir communiquer - niveau maîtrise - à acquérir
Poste transversal qui permet d’être en relation avec tous types de destinataires internes et externes à la préfecture, donnant une vision de l’administration territoriale de l’État et permettant une évolution professionnelle sur différents postes ou une présentation au concours pour accéder à la catégorie supérieure.
Documents à transmettre
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Informations complémentaires
Localisation administrative et géographique / Affectation
Préfecture de la Loire / Cabinet / Bureau du cabinet
2 rue Charles de Gaulle - 42022 SAINT ETIENNE CEDEX 1
Domaine(s) fonctionnel(s)
Administration générale
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type
Affaires réservées et protocole / AM121
Distinctions honorifiques / AM124
Fondement juridique du recrutement
2° de l’article L332-2 du Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique
Localisation du poste
Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Loire (42)
Saint-Étienne
Lieu d'affectation (sans géolocalisation)
- Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
- Préfecture de Meurthe-et-Moselle, 1 Rue Préfet Erignac, 54000 NANCY