Office Manager & Executive Assistant (H/F)

Dans un environnement entrepreneurial en forte croissance, nous recherchons un(e) Office Manager & Executive Assistant pour jouer un rôle clé dans le bon fonctionnement des équipes et des bureaux parisiens.

Véritable point de contact central au sein de l’entreprise , vous contribuez à la fluidité du quotidien de l’ensemble des collaborateurs, tout en assurant un support rapproché à la Direction Générale.

Le poste combine des responsabilités organisationnelles, administratives et logistiques , avec une forte dimension opérationnelle et transverse.

Missions principales

1. Coordination & support à la Direction et aux équipes

• Gestion et optimisation des agendas (Direction Générale et besoins transverses)
• Organisation des déplacements divers (réservations, logistique, coordination)
• Gestion et répartition des sollicitations internes et externes
• Interface avec les interlocuteurs internes et externes, et facilitation des échanges
• Suivi de tâches administratives et organisationnelles
• Appui ponctuel sur des sujets confidentiels

2. Office management & vie des bureaux

• Gestion quotidienne des bureaux (environ 60 collaborateurs)
• Organisation et optimisation des espaces de travail
• Coordination des prestataires (ménage, maintenance, sécurité, fournitures, etc.)
• Gestion des équipements et du matériel (en lien avec les prestataires IT)
• Suivi des stocks et des commandes
• Gestion du courrier et des livraisons
• Contribution à une expérience collaborateur fluide et agréable au bureau

3. Support transverse & administratif

• Gestion administrative courante (documents, classement, suivi divers)
• Support aux équipes sur leurs besoins opérationnels du quotidien
• Appui aux sujets RH administratifs (onboarding, organisation interne, documentation)
• Suivi de factures simples et coordination avec les équipes concernées
• Participation à l’organisation de la vie interne (réunions, événements, moments d’équipe)

• Expérience sur un poste similaire (Office Manager, Assistant(e) de direction, Assistant(e) polyvalent(e))
• Excellent sens de l’organisation et de la priorisation
• Capacité à gérer plusieurs sujets opérationnels en parallèle
• Forte autonomie et sens des responsabilités
• Réactivité, fiabilité et sens du service
• Discrétion dans la gestion de sujets confidentiels
• À l’aise dans un environnement dynamique et en forte croissance
• Bon relationnel, esprit d’équipe et posture de "facilitateur(trice)"