Gestionnaire planning et examens - F/H

RESPONSABILITÉS :

• Etablissement des plannings des examens/seconde chance dans le cadre d'un portefeuille dédié (2 agents) : 4 mentions de licence/8 ; 5 mentions de master/11, en collaboration avec les directeurs des départements, responsables d'année, gestionnaires pédagogiques (11)
• Mise à jour des tableaux supports et des coordonnées des enseignants titulaires, contractuels et vacataires
• Réservation des salles et saisie dans le logiciel Hyper

• Suivi des commandes et préparation des sujets d'examens
• Gestion et suivi d'un formulaire pour les demandes de copies (CC) en ligne
• Gestion des sujets d'examens – reprographie via le logiciel Imprim'en ligne
• Convocation des étudiants inscrits en contrôle terminal
• Organisation des examens dans d'autres lieux (ex. gymnase)
• Aide au recrutement d'étudiants pour les surveillances d'examens
• Participation aux réunions dédiées
• Reporting régulier comprenant la gestion des difficultés

• Gestion des emplois du temps dans Hyper planning (articulation avec les enseignants responsables et les gestionnaires pédagogiques) et du prêt intercomposantes
• Gestion des ajustements utiles et des demandes de changements de programmation
• Gestion des annulations et/ou reprogrammations de cours dans HP
• Accueil et information des publics enseignants et étudiants
• Suivi de l'état des salles et des installations en lien avec le référent logistique

• Référent handicap et gestion des étudiants en situation de handicap
• Accueil, information, accompagnement, suivi et recensement des étudiants en situation de handicap
• Planification, suivi et gestion des examens pour les étudiants ayant des besoins particuliers (prêt ordinateur, salle isolée, secrétaire d'examen, installation...)
• Recrutement des étudiants secrétaires d'examens
• Participation aux réunions organisées par le service handicap de l'université

Outils spécifiques à l'activité

Logiciels spécifiques du domaine : Apogée, Hyper

Planning

Logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Power Point

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances / Savoir

Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'Enseignement Supérieur

Savoir faire

Savoir élaborer des outils et concevoir des améliorations

Savoir utiliser et exploiter les applications de gestion pédagogique

Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel)

Savoir collaborer dans un contexte collectif et transversal

Savoir être

Capacité à adapter son accueil à des publics variés

Avoir le sens du relationnel, de la négociation et du travail en équipe

Savoir rendre compte à son responsable

Etre très disponible lors des pics d'activités et être réactif

Etre organisé, rigoureux et capable d'autonomie sur son poste de travail