Gestionnaire de scolarité - Ecole de Science politique de la Sorbonne (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Gérer la scolarité des 5 programmes :

• Organiser et préparer les séances de Pré-rentrée et effectuer les inscriptions pédagogiques (IPWEB),
• Assurer le bon déroulement des enseignements : suivi des semestres d'enseignement, planning, documentation, information et accompagnement des étudiant·e·s, suivi des étudiants en échange à l'étranger
• Organiser les 3 séquences d'examens : collecte et reprographie des sujets d'examen, planifier les sessions : calendrier, surveillances enseignantes et administratives, tiers-temps, examens terminaux, et convocation des étudiants
• Contrôler la délivrance des diplômes : assurer l'organisation des jurys de délibération, saisie et reports des notes, vérification des calculs (Logiciel APOGEE) et délivrance des diplômes en conformité avec le règlement des études (RE)
• Contrôler la légalité des procédures mises en œuvre (stages, césures, contrôle des connaissances, examens, délivrance des attestations et diplômes ...)

Organiser les campagnes de candidatures

• Accueillir et informer les candidats
• Vérifier la conformité des dossiers au regard des documents demandés
• Organiser les commissions pédagogiques d'admission
• Traiter les réponses aux candidatures sur le logiciel E-Candidat
• Traiter les admissions et accompagnement des étudiants jusqu'à leur inscription pédagogique

Gestion des stages

• Conseil et accompagnement des étudiants dans leur recherche de stages, contrôle réglementaire et traitement des conventions de stage (Application Pstage)
• Remontée des déclarations nominatives et statistiques

Maquettage et modélisation des diplômes

• Vérification de la modélisation des programmes, règles de calcul, maquettage des PV et relevés de notes, en relation avec la mission APOGEE

Relations fonctionnelles et environnement du travail :

• Elle·Il travaille avec la Coordinatrice du pôle qui assure l'encadrement de proximité
• Elle·Il fait partie d'une équipe administrative de 9 personnes
• Elle·Il sera accompagné·e, pour ce qui concerne la conduite des cursus, par les responsables pédagogiques

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences requises ou souhaitées :

• Savoir utiliser les logiciels APOGEE, E-Candidat, IPWEB et PSTAGE
• Savoir utiliser les logiciels de bureautique Word, Excel, Thunderbird
• Savoir rédiger
• Accueillir le public et être à son écoute
• Connaître l'organisation de la composante et ses activités, ainsi que l'organisation de l'université
• Connaître les dispositifs et règlements applicables aux diplômes, aux stages, et programme Erasmus
• Savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise
• Savoir s'impliquer dans un travail de groupe
• Savoir être organisé, et méthodique
• Ponctualité, disponibilité