Gestionnaire Formation Continue - Financement & Admin

À propos de nous

L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’une établissement‑composante (l’École d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d’enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares. L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement afin de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site.

Mission

Le/la gestionnaire assure l’inscription, administrative et financière des actions de formation spécifiques aux Diplômes Nationaux. Il/elle gère les relations avec les 14 plateformes d’organismes différents, avec 9 procédures et différents modes opératoires.

1. Accompagnement administratif, financier et social des publics FTLV des alternants
   • Accueillir le public FTLV
   • Identifier et analyser la demande
   • Orienter vers le service adéquat
   • Informer les différents publics
   • Informer individuellement sur l’offre de formation et les sources de financement possibles
2. Inscription des stagiaires
   • Identifier les dispositifs de formation professionnelle appropriés
   • Collecter les informations auprès des responsables et secrétariats pédagogiques
   • Contrôler les pièces constitutives du dossier d’inscription
   • Constituer le dossier de prise en charge financière et établir le devis
   • Assurer l’inscription administrative sur le logiciel APOGEE
   • Saisir les données relatives aux stages et stagiaires dans le système d’information interne
   • Établir les conventions ou contrats de formation professionnelle
3. Gestion des stagiaires
   • Suivi et gestion des assiduités
   • Établir la pré‑facturation et l’ajuster selon la présence effective du stagiaire
   • Envoyer la facture définitive avec les pièces justificatives
   • Gestion mensuelle des factures impayées
   • Contribuer à l’établissement de la convention de stage en entreprise (si nécessaire)
   • Suivre le stagiaire dans son cursus universitaire et l’accompagner dans son évolution économique et sociale
4. Certification des stagiaires
   • Mettre en place les jurys et élaborer les convocations
   • Gérer l’édition et la remise des attestations de fin de formation, des diplômes et/ou des attestations de validation des stages
   • Classer les diplômes
   • Archiver le dossier des stagiaires
5. Suivi des diplômés
   • Réaliser l’enquête sur l’insertion professionnelle
6. Accompagnement social du stagiaire
   • Informer le stagiaire de ses droits
   • Constituer les dossiers de demande d’aide sociale auprès d’organismes tels que France Travail et la Région Occitanie
7. Participation à des manifestations institutionnelles grand public
8. Démarche Qualiopi
   • Répondre au référentiel qualité Qualiopi dans son périmètre
   • Être audité lors d’un contrôle qualité si besoin
   • Participer aux réunions et groupes de travail sur l’amélioration continue

Conditions générales du poste

• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATRF
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Poste ouvert uniquement aux contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
• Rémunération (contractuels) : € à € + cotation du poste 178 €
• Localisation géographique : MFCA

Profil

Connaissances

L’offre de formation de l’établissement, l’organisation et le fonctionnement de l’Université de Toulouse, la réglementation en matière de formation professionnelle.

Savoir Faire Technique

• Maîtrise des systèmes d’information interne et de gestion (plateformes, logiciels)
• Maîtrise et utilisation des logiciels bureautiques (Word, Excel, Access, PowerPoint, Messagerie)
• Capacité à respecter l’organisation collective du travail
• Organisation, rigueur et efficacité (respect des délais et procédures, sens de l’organisation et qualité du travail)

Savoirs Comportementaux

• Dynamisme
• Implication dans un travail de groupe
• Autonomie
• Discernement et sens des initiatives dans l’exercice de ses attributions
• Capacité d’adaptation et travail en équipe
• Aptitude relationnelle avec le public, les professionnels de l’enseignement supérieur et les partenaires de la formation continue

Expérience souhaitée : 2 ans

Avantages

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > 10 mois
• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique, commerces)
• Événements et conférences scientifiques
• Télétravail possible en fonction du poste
• Options de temps de travail (si contrat > 10 mois) : 39h10 => 55 jours, 38h15 => 50 jours, 37h20 => 45 jours
• Possibilité d’aménagement du temps de travail
• Crèche

Référence de l'offre : mtuipc0h6n