Gestionnaire de formation continue F/H - 193

Mission

Le/la gestionnaire assure l’inscription, administrative et financière des actions de formation spécifiques aux Diplômes Nationaux.

Ce bureau fait appel à 14 plateformes d’organismes différents, à 9 procédures et différents modes opératoires.

1. Assurer l’accompagnement administratif, financier et social des publics FTLV des alternants
   • Accueillir le public FTLV
   • Identifier et analyser la demande
   • Orienter vers l’interlocuteur et/ou le service adéquat à la demande
   • Informer les différents publics
   • Informer individuellement sur l’offre de formation, les conditions d’accès à la formation et sur les sources de financement possibles.
2. Inscrire les stagiaires
   • Identifier les dispositifs de formation professionnelle appropriés en fonction de la situation du stagiaire
   • Collecter des informations auprès des responsables et secrétariats pédagogiques
   • Contrôler l’ensemble des pièces constitutives du dossier d’inscription
   • Constituer le dossier de prise en charge financière et établir le devis
   • Assurer l’inscription administrative du stagiaire sur le logiciel APOGEE
   • Assurer la saisie des données relatives aux stages et aux stagiaires dans le système d’information interne
   • Établir les conventions ou contrats de formation professionnelle
3. Assurer la gestion des stagiaires
   • Assurer le suivi et la gestion des assiduités
   • Établir la pré-facturation et l’ajuster le cas échéant au vu de la présence effective du stagiaire
   • Envoyer la facture définitive avec les pièces justificatives
   • Gestion des factures impayées mensuellement
   • Contribuer à l’établissement de la convention de stage en entreprise (le cas échéant)
   • Suivre le stagiaire dans son cursus universitaire et l’accompagner dans l’évolution de sa situation économique et sociale
4. Certifier les stagiaires
   • Mettre en place les jurys et élaborer les convocations (le cas échant)
   • Gérer l’édition et la remise des attestations de fin de formation, des diplômes et/ou des attestations de validation des stages (le cas échéant)
   • Classer les diplômes
   • Archiver le dossier des stagiaires
5. Assurer le suivi des diplômés
   • Réaliser l’enquête sur l’insertion professionnelle (le cas échant)
6. Accompagner le stagiaire dans ses démarches à caractère social
   • Informer le stagiaire de ses droits
   • Constituer les dossiers de demande d’aide sociale auprès d’organismes tels que France Travail et la Région Occitanie
7. Participer à des manifestations institutionnelles grand public
8. Participer à la démarche Qualiopi
   • Répondre au référentiel qualité Qualiopi dans son périmètre
   • Être amené en cas de contrôle qualité à être audité
   • Participer aux réunions et aux groupes de travail sur l’amélioration continue

Conditions générales du poste

• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATRF
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Poste ouvert uniquement aux contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
• Rémunération, pour les contractuels: elle est comprise entre € et € en fonction de l’expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)
• Localisation géographique : MFCA

Profil

Connaissances

L’offre de formation de l’Etablissement, l’organisation et le fonctionnement de l’Université de Toulouse, la règlementation en matière de formation professionnelle.

Savoir Faire Technique

• Maîtrise des systèmes d’information interne et de gestion (plateformes, logiciels)
• Maîtrise et utilisation des logiciels bureautiques (Word, Excel, Access, Power point, Messagerie)
• Capacité à respecter l’organisation collective du travail
• Organisation, rigueur et efficacité (respect des délais et des procédures, sens de l’organisation et attention portée à la qualité du travail effectué)

Savoirs Comportementaux

• Dynamisme
• Implication dans un travail de groupe
• Autonomie
• Discernement et sens des initiatives dans l’exercice de ses attributions
• Capacité d’adaptation, capacité à travailler en équipe
• Aptitude relationnelle avec le public, les professionnels de l’enseignement supérieur et les partenaires de la formation continue

Expérience souhaitée : 2 ans

Avantages

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
• Télétravail possible en fonction du poste
• 3 options de temps de travail (si contrat > à 10 mois) : 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours, 37h20 => 45 jours
• Possibilité d’aménagement du temps de travail
• Crèche
• Formations

Référence de l'offre : mtuipc0h6n