Gestionnaire en charge du parc automobile et du courrier

Gestionnaire en charge du parc automobile et du courrier

Description du poste

Fonction publique d'État.

Intitulé du poste : Gestionnaire en charge du parc automobile et du courrier.

Responsabilités

• Gestion du parc automobile :
  • Gestion de l'entretien des véhicules : rendez‑vous entretiens, bilans techniques en vue du contrôle technique, assurance, lavage, télépéage, procès‑verbaux.
  • Enregistrement de la maintenance et mise à jour des véhicules sur Odrive.
  • Gestion des réservations sur le logiciel GIR.
  • Gestion des cartes carburants, télépéage, vignettes, assurance.
  • Constitution des dossiers des véhicules accidentés pour les services contentieux.
  • Gestion des parkings internes et externes et des garages.
  • Vente aux domaines.
  • Gestion des clés des véhicules via l'armoire GIR.
  • Assurer la communication avec les usagers du parc auto.
• Gestion du courrier :
  • Tri et ventilation du courrier en arrivée (tri, enregistrement, LRAR, colis, lettres suivies).
  • Distribution et transmission du courrier aux différents services.
  • Préparation et réalisation des navettes entre la préfecture et les autres sites du périmètre ATE.
  • Accueil des collectivités territoriales et services extérieurs pour la réception des actes d’urbanisme et des délibérations dans le respect de la procédure du contrôle de légalité.
  • Gestion du courrier en départ (affranchissement, préparation des colis).
  • Gestion des demandes par voie électronique (SVE, OTRS, courriels).
  • Dépôt et publication des arrêtés au recueil des actes administratifs du département.
  • Diffusion aux maires et EPCI du département.
• Suppléance – Reprographie du SGCD :
  • Gestion de l'impression : réception, reproduction en nombre par photocopie ou tirage, conditionnement en vue de la diffusion et de la livraison, vérification de la qualité et livraison des documents.

Environnement de travail

Le secrétariat général commun est chargé d’apporter un appui au pilotage et d’assurer la gestion des missions et fonctions support pour la préfecture et les directions départementales interministérielles, dans le cadre de contrats de service.

Conditions particulières d'exercice

Discrétion, disponibilité, polyvalence.

Compétences exigées

Connaissances techniques :

• Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise - requis.
• Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - à acquérir.

Savoir-faire :

• Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis.
• Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis.
• Savoir rédiger : niveau maîtrise - requis.

Savoir-être :

• Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis.
• Savoir communiquer : niveau maîtrise - requis.
• Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis.
• Savoir accueillir : niveau maîtrise - requis.