Gestionnaire du suivi comptable H/F

GESTIONNAIRE DU SUIVI COMPTABLE H/F

SECTEURS TRAVAUX & ACHATS GMAO

DIRECTION DES CONSTRUCTIONS DU PATRIMOINE ET DE LA TRANSITION ECOLOGIQUE

CDI – TEMPS PLEIN

A POURVOIR DÈS QUE POSSIBLE

I. Présentation générale du CHU

Composé d’environ 2700 lits et places, le CHU de Poitiers s’étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l’ensemble du territoire de la Vienne. Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission deproximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d’appel régional et de recours pour les 1,8 million d’habitants du Poitou-Charentes. Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.

II. Poste proposé

Missions générales

Le gestionnaire d’approvisionnement - secteurs travaux et achats GMAO a pour mission de procéder à l’engagement des commandes, à la liquidation des factures, situations de travaux et notes d’honoraires des différents projets de la Direction des Constructions et du Patrimoine (DCP) ainsi qu’au suivi comptable et financier de ceux-ci, dans le respect des dispositions du code des marchés publics et de la règlementation comptable M21, applicables aux établissements publics de santé.

Activités principales

• Engagement comptable des dépenses d’investissement et de fonctionnement du secteur d’activité (bons de commande, marchés publics, avenants, etc.), vérification du service fait;
• Notification des bons de commande, rapprochement des bons et des pré-factures / BL reçues avant validation par les chargés d’affaires/ magasin ;
• Contrôle de la conformité des factures avant transmission au service facturier (et notamment, les factures, demandes d’acomptes, décompte généraux, notes d’honoraires);
• Contrôle du respect des délais, des dates limites (livraison des fournitures et pièces détachées, délais d’exécution et délais de paiement);
• Gestion des amortissements relatifs, en lien avec la Direction des Finances (établissement des tableaux d’entrées et de sorties d’actifs en vue de la saisie des amortissements; saisie des fiches d’amortissements; saisie des fiches de sorties d’actifs);
• Gestion des rattachements de charges en lien avec la Direction des Finances (établissement des tableaux et dossiers accompagnés des pièces justificatives des dépenses, etc.);
• Gestion administrative relative au domaine d'activité (rédaction d’ordre de service, de certificats, courriers divers, saisie des marchés subséquents sous le logiciel MAGH2, mise à jour des données administratives etc.);
• Reproduction et diffusion, en lien avec le responsable de l’unité, de documents, de dossiers (notamment dans le cadre de la certification des comptes);
• Participation à l’élaboration des clauses de variations de prix des documents de la consultation, applicables aux marchés publics et accords-cadres;
• Participation au tri et à l’archivage des dossiers de l’unité;

TRAVAUX

• Liquidation des acomptes et notes d’honoraires;
• Calcul des variations des prix (actualisation ou révisions) selon les clauses mentionnées dans les documents contractuels des accords-cadres et marchés publics;
• Calcul des pénalités appliquées dans le cadre des marchés publics (retards, absences aux réunions, etc.) selon les clauses des documents contractuels;
• Élaboration et suivi de tableaux de bord spécifiques (engagements, paiements réalisés, part sous-traitants, part des variations de prix, etc.);
• Etablissement du certificat de paiement.

GMAO

• Gestion des appels (réponse aux appels urgence / maintenance des services et demandes d’interventions aux ateliers concernés);
• Suivi de l’inventaire (édition d’étiquettes, de fiches d’équipements et appareils pour les services, suivi des mouvements des équipements et des appareils, des réformes);
• Suivi des réparations des équipements et appareils (factures et changement de pièces détachées, alerte sur les dépenses et force de proposition pour le renouvellement des appareils et équipements);
• Création de profils utilisateurs et modification des UF pour l’accès au logiciel ASSET+ des utilisateurs/ services demandeurs ;

5 – Activités connexes

Soutien aux gestionnaires de l’unité en cas de besoin;

Nature du contrat et des conditions de recrutement

• Le poste est à pourvoir dès que possible, en CDI
• Votre rémunération sera fixée sur un grade d’Adjoint administratif, catégorie C (grille indiciaire de la fonction publique hospitalière), soit un salaire de 2256€ brut – 1812€ net.

Quotité de temps de travail

100%

III. Profil recherché

Diplôme et formation requis

Être titulaired’une formation niveau bac+2 en gestion/administration/comptabilité

Compétences et qualités requises

Connaissances opérationnelles des techniques budgétaires et de la comptabilité publique, Capabilities rédactionnelles.

Savoir être :

Polyvalence, adaptation aux évolutions, réactivité, anticipation, Sens de la communication et du travail en équipe, rigueur/fiabilité, disponibilité/souplesse, Aisance relationnelle, communication, diplomatie et maitrise de soi.

IV. Renseignements complémentaires

Rattachement hiérarchique

Placé(e) sous l’Autorité du Responsable de l’Unité Marchés Budget - Direction des Constructions, du Patrimoine et de la Transition Ecologique.

Relations professionnelles les plus fréquentes

• Le ou la Responsable de l’Unité Marchés et Budgets,
• Le Directeur de la DCP-TE,
• Les Chargés d’Affaires et Responsables des Unités de la Direction des Construction et du Patrimoine et de la Transition Ecologique (Grands projets et Unité Etudes et Travaux - UET),
• Les ingénieurs de l’Unité Maintenance Exploitation (UME) et leur responsable,
• Les techniciens et/ou ingénieurs des ateliers, de la blanchisserie, de la cuisine, du garage, de la sécurité et leurs responsables,
• Les référents logistiques des services du CHU,
• Les gestionnaires marchés publics,
• La Cellule des Marchés,
• La Direction des Finances,
• La Trésorerie Principale,
• Le Service Facturier (SFACT),
• Les Fournisseurs, Architectes, bureaux d’études…

Le CHU de POITIERS s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion. Nos offres d’emplois sont ouvertes en personnes en situation d’handicap conformément à l’article L1132-1 du code du travail.

Pourquoi rejoindre le CHU de POITIERS

• Faire preuve d’un engagement fort au sein d’une structure hospitalière publique
• Réputation : le CHU de POITIERS est reconnu pour ses services de hautes qualités et ses avancées dans divers domaines médicaux.
• Localisation : Situé à Poitiers, une ville avec un riche patrimoine historique et culturel, le CHU offre un cadre de vie agréable, avec un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
• Accompagnement personnalisé des agents durant leur carrière (prévention des RPS, service social du personnel.)
• Accès à l’ensemble du plan de formation institutionnel
• Offre diversifiée de restauration (Food truck, self)
• Jardins et espaces verts/ parking gratuit/ réseau covoiturage
• Accès au CE/CGOS : vacances à prix réduits, tarifs préférentiels sur des spectacles, places de cinéma, chèques cultures, CESU, prestations sociales, chèques vacances…