Gestionnaire de l'offre de formation au sein de l'UFR3S Médecine

À propos de nous

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

Mission

Le ou la gestionnaire de l'offre de formation est en charge de réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures en vigueur. Il ou elle assure la mise en œuvre de la scolarité des étudiants, depuis l’inscription pédagogique jusqu’à la planification des enseignements, en passant par l’organisation des examens.

Le poste est placé sous la responsabilité de l’adjointe en charge des Med2-Med3 et des formations sanitaires. Le bureau est composé de quatre gestionnaires.

Missions principales

Gestion pédagogique des étudiants et des enseignements

• Gestion des plannings des enseignements via le logiciel ADE
• Mise à jour de la plateforme MOODLE
• Édition et suivi des conventions de stage
• Accueil et information des étudiants, des enseignants et du public (accueil physique et téléphonique)

Organisation des examens et suivi des résultats

• Programmation et organisation des examens : élaboration des plannings, réclamation des sujets, relecture, mise en forme, reproduction, organisation de la surveillance
• Participation à la préparation des jurys de délibération : saisie des notes et gestion des procès-verbaux de délibération
• Archivage des documents liés au cursus des étudiants et aux examens

Gestion logistique et administrative

• Gestion des aspects logistiques : réservation des salles, identification des besoins en matériel
• Organisation, alimentation et mise à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
• Missions évolutives selon la charge de travail du service
• Participation à la Journée Portes Ouvertes

Profil

• Logiciels bureautiques courants : Word, Excel
• Logiciels de gestion de la scolarité des étudiants : Moodle, APOGEE, ADE, ESUP-Stage
• Maîtrise des maquettes de formation
• Connaissance de l’établissement et de ses composantes
• Maîtrise des procédures administratives et du règlement des études
• Capacité à travailler dans des délais contraints et selon un calendrier fixé
• Contrôle des informations et des règles de calcul du système de notation
• Analyse des demandes des étudiants, réponse adaptée et orientation vers les bons interlocuteurs
• Sens de l’accueil et du service public
• Capacité d’organisation
• Réactivité
• Aptitude au travail en équipe
• Impartialité
• Travail en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Gestion des conflits
• Respect strict de la confidentialité des données

Conditions Particulières d'exercice

Pic d'activités à prévoir. Service scolarité de 40 personnes. Sollicitation régulière du bureau des examens pour aider à la bonne tenue des examens des différents bureaux du service scolarité.

CDD 1 an du 01/06/2026 au 31/05/2027

Référence de l'offre : fv7xfno215