Gestionnaire pédagogique et référent Licence - FSEG
L'UFR de Sciences Economiques et de Gestion (FSEG) est l’une des composantes de l'Université Paris Est-Créteil (UPEC). Elle accueille 1 600 étudiants et propose une offre équilibrée de formations, de la licence au master en formation initiale, en apprentissage et en formation continue. Ouverts à l’international, les cursus sont conçus en lien étroit avec les besoins du monde professionnel.
Dans ce contexte, la FSEG recrute un(e) gestionnaire et référent(e) Licence.
Missions:
Le / La gestionnaire pédagogique et référent(e) Licence , placé(e) sous l’autorité de la responsable administrative et de la responsable de la scolarité de la composante, supervise la planification et le suivi des enseignements et des examens de l’offre de formation de licence de la FSEG, en collaboration avec le directeur délégué à l’offre de formation et à la vie étudiante licence, dans le respect de la réglementation universitaire et des procédures en vigueur.
Il/elle exerce cette mission en coordination avec les gestionnaires pédagogiques Licence, auxquels il ou elle apporte un appui fonctionnel.
Par ailleurs, le ou la gestionnaire pédagogique et référente Licence est en charge d’un portefeuille de formation pour lequel il/elle assure la gestion administrative, en lien avec le ou les responsables de formation concernés.
Activités et responsabilités principales:
1. Pilotage fonctionnel et coordination des activités des gestionnaires de licences
- Assurer le pilotage fonctionnel et la coordination des opérations relatives aux inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants de licence, dans le respect de la réglementation et des procédures en vigueur;
- Superviser l’élaboration et le suivi des emplois du temps, en lien avec la référente ADE;
- Organiser et coordonner la mise en œuvre des examens et des jurys de licence, en veillant au respect des calendriers universitaires et des cadrages de l’universitaire.
2. Le référent licence est également en charge d’un portefeuille de formation avec les activités suivantes:
Accueil et information des usagers
- Planifier et organiser les réunions de rentrée;
- Accueillir, informer et orienter les usagers (étudiants, candidats, enseignants, personnels administratifs) ;
- Assurer l’accueil téléphonique et physique ;
- Analyser les demandes et apporter des réponses adaptées, fiables et efficaces;
- Afficher et diffuser les informations institutionnelles et pédagogiques (plannings, arrêtés de jurys, documents administratifs);
- Communiquer aux étudiants et aux enseignements toute modification liée aux enseignements ou aux examens (annulation, changement de salle, report de cours).
Gestion administrative et pédagogique des formations
- Gérer les candidatures en collaboration étroite avec les responsables de formation sur les plateformes dédiées (e-candidat, Mon Master) ;
- Assurer le suivi des inscriptions administratives ;
- Organiser et gérer les inscriptions pédagogiques ;
- Etablir les attestations et documents officiels destinés aux étudiants ;
- Traiter, vérifier et suivre les dossiers administratifs (ex : assiduité des étudiants boursiers) ;
- Appliquer les procédures de gestion : gestion du courrier, de la messagerie et de l’archivage.
Organisation des examens et jurys
- Préparer les examens : élaboration des plannings, envoi des convocations, coordination logistique et matérielle ;
- Veiller à la conformité du déroulement des examens au regard la réglementation en vigueur ;
- Programmer et organiser les soutenances de stage et mémoire ;
- S’assurer du retour des notes dans les délais impartis et procéder à leur saisie dans APOGEE;
- Organiser les jurys d’examens et contrôler les procès-verbaux ;
- Éditer les relevés de notes et les attestations de diplôme.
3. Amélioration continue et évolution des pratiques
- Suivre l’évolution de l’offre de formation et des modalités pédagogiques;
- Se former aux évolutions de l’outil APOGEE, aux nouveaux outils, procédures et réglementations (logiciels, modalités pédagogiques, etc.);
- Participer à l’amélioration continue du fonctionnement du service scolarité.
Activités secondaires:
- Contribuer à la continuité du service en cas d’absence ou d’indisponibilité d’un(e) collègue;
- Participer aux réunions de service et aux actions transversales de la composante;
- Participer à la Journée Portes Ouvertes de l’UPEC.
Conditions particulières d’exercice
- Pics d’activité en période d’inscriptions et d’examens;
- Respect strict des calendriers universitaires et des échéances réglementaires.
Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement)
Rémunération selon la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation (TECH) - Catégorie B et pour les contractuels, la fourchette de salaire net mensuel se situe entre 1660 € et 2200 € (le montant le plus élevé correspond à un CDD en fin de carrière)
Connaissances souhaitées :
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur;
- Connaissance de la réglementation des examens et des parcours étudiants;
- Maitrise de l’outil de gestion de la scolarité (ADE, APOGEE), serait un plus;
- Connaissance des procédures administratives.
Savoir-faire :
- Capacité à organiser, planifier et prioriser les activités;
- Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers;
- Capacité à rédiger des documents administratifs;
- Maitrise des outils bureautiques et des applicatifs métiers.
Savoir-être :
- Sens affirmé du service public;
- Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle;
- Qualités relationnelles et sens de l’écoute;
- Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome;
- Réactivité, adaptabilité et sens de l’organisation.