Gestionnaire de l'offre de formation

À propos de nous

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.

Mission

• Assurer le fonctionnement du secrétariat, accueil physique et téléphonique
• Gestion pédagogique des 2e années et des 3e années principalement (affichage et mise à jour des emplois du temps, gestion des absences, plannings, salles, devoirs surveillés) ainsi que des étudiants en alternance.
• Utilisation des logiciels SCODOC et éventuellement APOGEE pour le suivi pédagogique (saisie des notes, bulletins et PV) et de notre site des stages (édition des conventions, suivi, organisation des soutenances).
• Organisation des simulations d'entretien d'embauche avec des intervenants extérieurs
• Suivi des demandes de poursuites d'études des étudiants.

Vos Responsabilités

• Accueillir et informer les futurs étudiants, les étudiants et les enseignants
• Gérer administrativement les dossiers d'inscription et/ou les procédures de sélection
• Organiser les examens, jurys, sélections
• Mettre à disposition du responsable de scolarité les informations relatives aux années d'étude
• Mettre à jour tous les documents de rentrée (courriers, plaquettes, guides des études) sous la supervision du responsable du service scolarité
• Assurer le suivi de l'assiduité des étudiants boursiers avec les moyens mis à disposition par l'établissement
• Mettre en œuvre toutes les opérations liées aux examens des étudiants (calendrier, mise en forme des sujets, saisie des notes, préparation et/ou participation aux délibérations)
• Élaborer les plannings étudiants, assurer leur diffusion
• Participer à la journée portes-ouvertes et autres forums et salons
• Assurer un relais sur une spécialité (relations internationales, stages)
• Gérer les vacations enseignantes (ordres de mission, plannings, rémunération)
• Procéder à l'archivage des documents liés au cursus étudiant et aux examens
• Gérer les aspects logistiques : réservations des locaux, du matériel

Profil

• Logiciels bureautiques courants
• Logiciel de gestion de la scolarité des étudiants
• Maquettes des formations
• Établissement et ses composantes
• Procédures administratives et règlement des études
• Anglais : expression orale et écrite (niveau attendu A1) + compréhension orale et écrite (niveau attendu A1)