Gestionnaire de departement de formation gea (h/f) - iut - contractuel et titulaire

Activités principales

Accueil : étudiants, enseignants, professionnels et entreprises, accueil téléphonique.

Assistance au Chef de département et Directeurs d’études

Participation à l’organisation des activités institutionnelles du Département : Journée Portes Ouvertes, Forum du lycéen et de l’étudiant, évènements liés à des projets étudiants, soutenances de stage.

Gestion administrative

• Traitement des e-mails, du courrier, et des appels téléphoniques
• Gestion des ordres de mission (déplacements stages + alternance)
• Gestion des enseignants vacataires
• Suivi des services enseignants et travail préparatoire à la saisie sur OSE par les enseignants, contrôle des heures effectuées
• Gestion des commandes: Contact avec les fournisseurs, demande de devis, saisie de commandes sur SIFAC+ et suivi de la livraison jusqu’à réception
• Élaboration des plans quadrienaux d’investissement avec le chef de département
• Élaboration des budgets annuels

Gestion pédagogique

• Connaître la formation, les attendus et les différentes procédures pour candidater (Parcoursup, Ecandidat, ADIUT, Campus France)
• CELCAT: modifications ponctuelles des emplois du temps
• APOGEE: vérification des saisies des notes, édition des attestations provisoires de réussite, gestion des inscriptions administratives et des démissions
• DJANGO: gestion des dossiers vacataires
• COFFRE FORT NUMERIQUE: Envoi des relevés de notes après jurys et des attestations de validation d’année
• P-STAGE: Vérification et validation des conventions de stage (avec le responsable pédagogique des stages)
• Gestion d’une cohorte (BUT1 ou BUT 2 et 3)
• Gestion des émargements pour les formations en alternance (BUT2, BUT3) en relation avec le responsable des alternants
• Gestion en concertation avec les directeurs d’études des aménagements de cursus (dossiers RSE,…)
• Préparation des soutenances de fin de parcours avec le responsable des stages
• Préparation des commissions et des documents pour les jurys (en collaboration avec les directeurs des études et le chef de département)

Contraintes particulières

Il est possible de proposer et de mettre en œuvre des idées d’amélioration des différents processus au moyen des logiciels de bureautique et/ou de toute application qui paraîtrait adaptée (objectif: dématérialiser, automatiser, faciliter la collaboration, et simplifier lorsque c’est possible). Les missions d’un secrétariat de département sont diverses et évolutives.

Rémunération basée sur le SMIC : 1 867,02 € brut par mois + régime indemnitaire.

Type de contrat : CDD, Temps plein, ouvert aux contractuels et aux titulaires.

Date limite pour postuler : 09/07/2026.

Compétences requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Organisation d’un accueil compatible avec la réalisation des autres activités.
• Capacité à travailler en équipe et en autonomie (dans le cadre du télétravail)
• Gestion des priorités.
• Réalisation d’une gestion pédagogique et administrative.

Savoirs sur l'environnement professionnel

• Une connaissance préalable des logiciels APOGEE, CELCAT, P-STAGE, DJANGO et SIFAC+ serait un atout.
• Une connaissance du milieu universitaire, et de la spécificité des IUT, est également une force.

Savoir-faire opérationnels

• Maîtrise du pack Office sur PC, tout particulièrement Word et Excel.
• Aisance relationnelle, qualités d’expression écrite et orale.
• Appétence pour les outils numériques et leur prise en main.
• Autonomie relative.
• Adaptabilité rapide aux nouvelles missions.