GESTIONNAIRE DE DEPARTEMENT DE FORMATION GEA (H/F)

Gestionnaire de Département de Formation GEA (H/F)

Responsabilités

• Accueil des étudiants, enseignants, professionnels et entreprises ; accueil téléphonique.
• Assistance au chef de département et aux directeurs d’études, participation à l’organisation des activités institutionnelles du département : journées portes ouvertes, forums pour lycéens et étudiants, événements liés à des projets étudiants et soutenances de stage.
• Gestion administrative : traitement des e‑mails, du courrier et des appels téléphoniques ; gestion des ordres de mission et des enseignants vacataires ; suivi des services enseignants et contrôle des heures effectuées ; gestion des commandes, contact avec les fournisseurs, saisie sur SIFAC+ et suivi de la livraison ; élaboration des plans quadrienaux d’investissement et des budgets annuels.
• Gestion pédagogique : connaissance des procédures de candidature (Parcoursup, Ecandidat, ADIUT, Campus France) ; modifications ponctuelles des emplois du temps (CELCAT) ; vérification des saisies de notes, édition des attestations provisoires de réussite (APOGEE) ; gestion des inscriptions administratives et des démissions ; gestion des dossiers vacataires (DJANGO) ; envoi des relevés de notes et attestations post‑jury (COFFRE FORT NUMERIQUE) ; vérification et validation des conventions de stage (P-STAGE) ; gestion de cohortes (BUT1, BUT2, BUT3) ; gestion des émargements pour formations en alternance ; aménagements de cursus en concertation avec directeurs d’études ; préparation des soutenances de fin de parcours et documents pour les jurys.

Qualifications

• Organisation d’un accueil compatible avec les autres activités.
• Capacité à travailler en équipe et en autonomie, télétravail possible.
• Gestion des priorités.
• Maîtrise de l’outil Office (Word, Excel).
• Qualités d’expression écrite et orale, aisance relationnelle.
• Appétence pour les outils numériques et leur prise en main.
• Autonomie relative, adaptabilité rapide aux nouvelles missions.
• Connaissance des logiciels APOGEE, CELCAT, P-STAGE, DJANGO, SIFAC+ – atout.
• Connaissance du milieu universitaire et de la spécificité des IUT – atout.

Niveau d’études minimum requis : Baccalauréat.

Type de contrat

CDD, temps plein, ouvert aux contractuels et aux titulaires.

Date limite de candidature

09/07/2026

Documents à transmettre

• Curriculum Vitae (CV).
• Lettre de motivation.