Gestionnaire au bureau des diplômes H/F - contractuel.le.s uniquemennt

RESPONSABILITÉS : ▪ Réception des PV de jurys de diplômes - contrôle de conformité et vérification des signatures. ▪ Réception des dossiers de demande de diplômes nationaux - saisie dans Apogée (partie « Mémento ») de certaines données relatives aux diplômes. ▪ Édition des diplômes via l'outil Apogée (à partir de 2010/2011) : - édition systématique des diplômes de Licence, Master et DUT sur support sécurisé ; édition des listes d'émargement ; édition des annexes descriptives aux diplômes. - édition à la demande des étudiants des diplômes intermédiaires (DEUG et Maîtrise) sur support sécurisé ; édition des listes d'émargement. ▪ Édition des diplômes via l'outil Félix (de 2005/2006 à 2009/2010) : - vérification des conditions d'obtention du diplôme (session, conformité du cursus, validation d'acquis, conformité des procès-verbaux de jury et signatures) ; examen des dossiers litigieux avec le responsable du bureau. - édition des diplômes sur support sécurisé (+ photocopie) et oblitération ; édition des listes d'émargement (en lien avec le Rectorat). ▪ Édition des diplômes (de 1969/1970 à 2004/2005) : - vérification des conditions d'obtention du diplôme (session, conformité du cursus, validation d'acquis, des procès-verbaux de jury et signatures) ; recherches documentaires (archives) ; examen des dossiers litigieux avec le responsable du bureau. - édition des diplômes sur support sécurisé (+ photocopie) et oblitération ; édition des listes d'émargement (en lien avec le rectorat). - versement aux archives des dossiers des diplômés. ▪ Délivrance des diplômes nationaux : - envoi par courriel des convocations pour retrait des diplômes. - préparation et envoi des diplômes à l'étranger par la Valise diplomatique ou par lettre recommandée. - mise en place de la procédure de retrait par le biais de cérémonie de diplôme. ▪ Accueil des usagers - accueil physique, par téléphone et par courriel ; répondre aux demandes usagers via l'outil de messagerie Assistance étudiants ▪ Classement et archivage ▪ Établissement d'attestations d'obtention de diplômes (pour les étudiants) ou d'authentification de diplômes (ambassades, universités, employeurs, organismes vérificateurs). ▪ Traitement des demandes de duplicata. ▪ Complément d'activités : - participation à la réorganisation des archives diplômes - participation à la communication vers les usagers - participation à la mise en place de nouveaux outils (procédures, bordereaux, statistiques...) PROFIL RECHERCHÉ : ▪ Connaissance des différentes procédures d'admission et d'inscription en vigueur à Paris 8 ▪ Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'université, des différents services et tout particulièrement des composantes ▪ Connaissance des règles de scolarité en vigueur à Paris 8 ▪ Connaissance de l'application Apogée et de son fonctionnement, principalement dans le domaine Résultats ▪ Maîtrise des outils bureautiques (publipostage, rédaction des courriers administratifs...) ▪ Maîtrise de la réglementation liée aux diplômes ▪ Savoir faire preuve d'autonomie et capacité à travailler en équipe ▪ Capacité à communiquer et conduire une relation avec les différents services et composantes ▪ Savoir gérer les urgences et hiérarchiser les priorités ▪ Faire preuve de capacités d'initiative et d'adaptation ▪ Faire preuve de rigueur et de méthode ▪ Savoir rendre compte régulièrement au supérieur hiérarchique