Gestionnaire de scolarité H/F (H/F)

Mission et positionnement de l'agent :

Au sein de la Faculté des Sciences d'Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l'organisation de tous les enseignements de formation initiale et continue, hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l'entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des acteurs dédiés aux formations de l'Université Paris-Saclay (Licences de l'université ou de l'Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate School).

Au sein de la Division, la Scolarité Licences-Masters assure l'ensemble des missions et des actes relevant du domaine d'une scolarité générale (inscription, diplomation.). Elle assure également des missions d'accueil des étudiants.

Activités principales de l'agent :

Accueil et informations

Assurer l'accueil et l'information des usagers de l'établissement

Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail

Assurer le lien avec les secrétariats pédagogiques et les enseignants

Gestion administrative du cursus de l'étudiant

Inscriptions

Vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription ainsi que les données saisies par l'étudiant inscrit via le Web Réclamer les documents administratifs relatifs à l'inscription

Réaliser les inscriptions administratives sur le logiciel de gestion dédié

Éditer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte étudiant

Établir un premier niveau de diagnostic des problèmes rencontrés par l'étudiant pour se connecter aux applications de l'université

Renseigner les étudiants concernant leur inscription (couverture de Sécurité Sociale, attestation d'assurance responsabilité civile, bourse, transfert, montant des droits à acquitter, paiement fractionné, inscription en passage conditionnel, etc.)

Traiter les demandes de remboursement en lien avec les services compétents

Gérer les demandes de transfert inter-université : Collecter les informations et en assurer la saisie pour le suivi,

Gérer les relations avec les autres Universités et le Service commun de documentation en particulier, Respecter le circuit de signatures

Traiter les conventions de stage selon les procédures définies

Veiller au respect de la réglementation en vigueur

Assurer le suivi des conventions

Assurer l'information des étudiants ainsi que le lien avec les secrétariats pédagogiques

Respecter le circuit de signatures

Contrôler les PV de résultats aux examens et éditer les listes de contrôles pour les diplômes

Diplômes/certifications/attestations de réussite :

Assurer l'interface avec les différents acteurs (secrétariat, service central.)

Assurer l'ensemble des actes nécessaires à leur délivrance et à leur archivage

Participation à l'ensemble des activités de la structure

Participer à la campagne d'inscriptions administratives

Renseigner des tableaux de bord

Participer aux réunions réseau

Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service

Assurer des remplacements en cas d'absences de gestionnaires

Participation aux opérations collectives de la structure, notamment:

Participer aux différentes cérémonies de remise de diplômes de Masters