Gestionnaire – Assistant.e de département H/F
Organisée autour de 4 campus stéphanois et d'un campus roannais, l'Université Jean Monnet (UJM) accueille près de étudiants et 1 500 personnels. L'UJM affirme son identité pluridisciplinaire et propose une offre de formation initiale, continue, en alternance, de niveau bac+3, bac+5 et doctorat.
Le poste à pourvoir est situé sur le campus de l'IUT de Saint-Etienne.
MissionPOSITIONNEMENT
La personne recrutée est placée sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif en étroite collaboration avec le chef de département.
MISSION PRINCIPALE : Secrétariat administratif et pédagogique du département Génie Mécanique et Productique (GMP)
ACTIVITES : Assurer le secrétariat du département en lien avec la secrétaire en place :
- Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique)
- Gérer les services d'enseignement des enseignants permanents et non permanents (logiciel OSE). Informer les enseignants et gérer les situations particulières. Assurer la gestion des dossiers des personnels vacataires du département
- Informer et veiller à l'application de la règlementation, des directives et consignes
- Assurer la gestion du budget affecté au département (faire les demandes d'achat, suivre les commandes, réceptionner et contrôler des livraisons, gérer les déplacements)
- Organiser les réceptions et autres manifestations liées à la formation (JPO, soutenances diverses, organisations des entretiens de recrutement le cas échéant…)
- Organiser les courriers et mailings, gérer l'affichage des informations
- Classer et archiver tous les documents
- Gérer la scolarité de parcours de formation en lien avec l'équipe pédagogique et les partenaires extérieurs :
o Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants et/ou des alternant
o Participer à l'élaboration des emplois du temps et suivre leurs modifications (logiciel ADE)
o Vérifier la disponibilité des salles et du matériel pédagogique
o Organiser la partie administrative des devoirs surveillés
o Participer à l'organisation des jurys du département…
o Établir, si besoin, les statistiques liées au suivi des groupes d'étudiants
o Suivre l'assiduité des étudiants et/ou des alternants (gestion des absences, établissement des fiches de présence, suivi des justificatifs…)
o Saisir les notes des étudiants et/ou des stagiaires
Ce poste est un poste clé du département, la personne recrutée intervient dans l'accueil et les relations avec les vacataires et les partenaires le cas échéant.
ProfilCOMPÉTENCES PROFESSIONNELLES
- Savoirs
o Connaitre la réglementation relative à la scolarité dans l'enseignement supérieur
o Maîtriser les techniques d'accueil et les techniques de communication orales et écrites,
o Connaitre les techniques de gestion administrative
o Maitriser les logiciels bureautiques (excel, word…)
o Connaitre si possible des logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité, des emplois du temps, des services d'enseignement, à la plate-forme pédagogique. (APOGEE, SCODOC, ADE, e_candidat, Ose, Parcoursup, Studéa, Career center…)
o Connaitre l'organisation et le fonctionnement de la structure
- Savoir faire
o Savoir communiquer à l'oral et à l'écrit
o Savoir travailler en équipe
o Savoir analyser et gérer les demandes d'informations
o Savoir appliquer la réglementation des domaines FI/FC
o Savoir hiérarchiser les informations et les priorités, respecter les calendriers.
o Savoir accueillir le public en toutes circonstances.
o Savoir mettre en œuvre les consignes données
o Savoir rédiger un courrier, une note ou un compte-rendu de réunion
o Savoir organiser et gérer un système de classement
o Savoir rendre compte
- Savoir être
o Sens du contact et qualité d'écoute
o Sens du travail en équipe
o Être capable de s'adapter au contexte et à ses interlocuteurs
o Rigueur et clarté en tenue de documents administratifs
o Bon relationnel et esprit d'équipe
o Discrétion
o Respect de l'usager
o Faire preuve de polyvalence et de disponibilité
CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE
o Télétravail non adapté la 1ère année
o Permanence d'ouverture du secrétariat