Gestionnaire administratif-ve et financier-ère (H/F)

Offre n° 211BNMM Gestionnaire administratif-ve et financier-ère (H/F)

L'UFR Langues et Civilisations compte environ 6200 étudiants, 230 enseignant.e.s titulaires et contractuel.le.s ainsi que 250 vacataires (chargé.e.s de cours) et 28 personnels administratifs. L'UFR Langues et Civilisation est organisée en : 13 départements d'enseignement, 1 accueil et 4 services administratifs. Le Bureau Service général et finances a pour mission l'élaboration du budget de l'UFR Langues et civilisations, le suivi de l'execution budgétaire ainsi que la gestion des dépenses (projets pédagogiques, missions des personnels qui se déplacent à Agen et Bayonne) ainsi que les commandes diverses. Le bureau a également en charge le recrutement et la gestion des enseignants contractuels, CDD et vacataires. Sous l'autorité de la responsable du bureau, vos missions seront les suivantes :

Gestion des projets pédagogiques de l'UFR

Préparation de la commission mixte de l'UFR

Mise en oeuvre des aspects financiers et logistiques des projets pédagogiques

• Gestion des états de conférences
• Commande et facturation de prestations de restauration et pauses café
• Liquidation des dossiers de déplacement
• Réservation ponctuelle de transport et d'hébergement

Gestion des missions du personnel enseignant et des personnalités extérieures

• Accueil des enseignants et distribution des ordres de missions
• Suivi des pièces en lien avec les enseignants
• Enregistrement puis remboursement des missions dans l'application dédiée
• Engagement des frais et attestation du service fait dans l'application dédiée

Gestion des opérations financières

• Bons de commandes, engagements, attestations de service fait
• Etablissement et suivi des factures
• Etablissement de fiches fournisseurs, relance des fournisseurs

Gestion du tutorat

• Recueil des informations auprès des enseignants

Recrutement

• Paiement
• Activités associées
• Accueil quotidien des enseignants
• Suivi des documents administratifs

Participation à la logistique évènementielle

Participation aux appels d'examens

Participation aux élections liées à la vie institutionnelle de l'UFR et de l'établissement

Type de contrat CDD - 12 MoisContrat travail Durée du travail 35H/semaine Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1920.0 Euros sur 12 mois
• Complémentaire santé

Profil recherché

Connaissances : Connaissance des techniques de secrétariat

Compétences opérationnelles

Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint – Savoir rendre compte – Communiquer – Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité – Maîtriser les modes de communication à l'écrit et à l'oral – Savoir utiliser les outils bureautiques (Maîtrise de word et excel) – Gérer la confidentialité des informations et des données

Compétences comportementales

Sens de l'organisation – Réactivité / Dynamisme – Rigueur / Fiabilité – Sens relationnel et du service public

Compétences autres

Maîtrise souhaitée des applications GFC Dépenses et GFC Missions

Contraintes spécifiques du poste

Pas de télétravail la première année

Profil souhaité

Expérience : Débutant accepté

Compétences

• Gestion financière et budgétaire
• Rédaction de documents financiers

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Etre ouvert aux changements
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

1000 à 1999 salariés

L'Universit Bordeaux Montaigne runit plus de 16 000 étudiants et 1300 enseignants et personnels administratifs autour des formations et de la recherche en arts, langues, lettres, sciences humaines et sociales. Idalement situ sur le campus universitaire, l'Universit Bordeaux Montaigne est facilement accessible en tram, bus, veo. Possibilit de restauration sur place.