Gestionnaire administratif-ve et financier-ère (H/F)

L'UFR Langues et Civilisations compte environ 6200 étudiants, 230 enseignant.e.s titulaires et contractuel.le.s ainsi que 250 vacataires (chargé.e.s de cours) et 28 personnels administratifs.

L'UFR Langues et Civilisation est organisée en :

• 13 départements d'enseignement
• 1 accueil et 4 services administratifs

Le Bureau Service général et finances a pour mission l'élaboration du budget de l'UFR Langues et civilisations, le suivi de l'execution budgétaire ainsi que la gestion des dépenses (projets pédagogiques, missions des

personnels qui se déplacent à Agen et Bayonne) ainsi que les commandes diverses.

Le bureau a également en charge le recrutement et la gestion des enseignants contractuels, CDD et vacataires.

Sous l'autorité de la responsable du bureau, vos missions seront les suivantes :

Gestion des projets pédagogiques de l'UFR

Préparation de la commission mixte de l'UFR

Mise en oeuvre des aspects financiers et logistiques des projets pédagogiques :

• Gestion des états de conférences
• Commande et facturation de prestations de restauration et pauses café
• Liquidation des dossiers de déplacement
• Réservation ponctuelle de transport et d'hébergement.

Gestion des missions du personnel enseignant et des personnalités extérieures

Accueil des enseignants et distribution des ordres de missions,

Suivi des pièces en lien avec les enseignants,

Enregistrement puis remboursement des missions dans l'application dédiée

Engagement des frais et attestation du service fait dans l'application dédiée

Gestion des opérations financières

Bons de commandes, engagements, attestations de service fait

Etablissement et suivi des factures

Etablissement de fiches fournisseurs, relance des fournisseurs

Gestion du tutorat

Recueil des informations auprès des enseignants

Recrutement

Paiement

Activités associées

Accueil quotidien des enseignants

Suivi des documents administratifs

Participation à la logistique évènementielle

Participation aux appels d'examens

Participation aux élections liées à la vie institutionnelle de l'UFR et de l'établissement

Connaissances :

• Connaissance des techniques de secrétariat

Compétences opérationnelles :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint
• Savoir rendre compte
• Communiquer
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Maîtriser les modes de communication à l'écrit et à l'oral.
• Savoir utiliser les outils bureautiques (Maîtrise de word et excel)
• Gérer la confidentialité des informations et des données.

Compétences comportementales :

• Sens de l'organisation
• Réactivité / Dynamisme
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel et du service public

Compétences autres :

• Maîtrise souhaitée des applications GFC Dépenses et GFC Missions

Contraintes spécifiques du poste :

• Pas de télétravail la première année