gestionnaire administratif H/F - EC20724

gestionnaire administratif H/F

• EC20724 Missions : En collaboration avec les autres gestionnaires du service Administration générale :
• Suivi des actes (arrêtés, décisions du président, délibérations) et de l’organisation des instances (commissions, bureaux, conseils) ;
• Enregistrement informatisé et diffusion du courrier général. Activités principales : Suivi des actes (arrêtés, décisions du président, délibérations) et de l’organisation des instances (commissions, conseils) :
• Contrôle des actes saisis par les services : vérification des dossiers, cohérence interne des pièces du dossier et externe avec actes existants, rédaction des dossiers de l’AG ; échanges avec les services et la hiérarchie sur corrections à apporter ;
• Transmission pour validation des dossiers à la hiérarchie et aux élus ;
• Convocation aux commissions, au bureau et au conseil : organisation en lien avec les assistantes des DGA, génération de l'ordre du jour et de la convocation, transmission des pièces aux élus ;
• Transmission pour signature des actes au Président ;
• Transmission au contrôle de légalité ;
• Diffusion et notification des actes ;
• Suivi des documents contractuels inhérents aux actes (conventions, contrats, etc.) notamment suivi des signatures auprès des parties contractantes ;
• Assiste et aide au suivi de la séance du conseil ;
• Rédaction, affichage et diffusion du procès-verbal ;
• Archivage papier et électronique ;
• Tenue du registre des actes ;
• Recherches d’actes. Enregistrement informatisé et diffusion du courrier général (papier et électronique) :
• Scanne et indexe le courrier, saisie du destinataire et des copies ;
• Transmet l’ensemble du courrier papier aux appariteurs pour distribution. Remplacement ponctuel des agents d’accueil.