Gestionnaire Administratif F/H - REF 292

À propos de nous

L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’1 établissement-composante (l’Ecole d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l’EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l’enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s’inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d’ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue de Toulouse.

La structure et rattachement hiérarchique (présentation, rattachement, composition équipe)

L’Université de Toulouse, engagée sur les enjeux de développement durable et de transition écologique et sociétale, projette la création d’un CISD (Centre d’Initiatives Solidaires et Durables) comprenant à terme une ressourcerie, une épicerie solidaire, des tiers lieux, un accueil et une plateforme numérique de réemploi partagée entre les établissements du site toulousain.

Ce projet sera réalisé en étapes successives d’ici 3 années et pourrait déboucher sur la création.

Le gestionnaire administratif pour les actions principalement coup de main et pause est rattaché fonctionnellement au cheffe de projet et Hiérarchiquement au Directeur Général des Services adjoint du domaine Formation et Vie Universitaire.

Mission

• Tenir l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs personnels et étudiants
• Retranscrire des informations orales à l’écrit
• Analyser les demandes, informer et/ou orienter
• S’assurer que leur demande est finalisée
• Saisir et mettre à jour les tableaux de bord, faire des extractions
• Etablir des indicateurs
• Participer à la création et maintenir un réseau de partenaires.
• Participer à la mise en place et mise à jour d’une cartographie pour assurer un premier niveau et un suivi des demandes
• Sélectionner et diffuser l’information en interne et externe
• Participer à la gestion administrative et financière du Pôle
• Assurer le management fonctionnel des contrats étudiants.
• Assurer les formations des contrats étudiants
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) et des manifestations
• Appliquer la réglementation imposée dans le domaine
• Activité secondaire : Suppléer en cas d’absence l’activité d’un autre pôle pour assurer la continuité du service

Conditions générales du poste :

• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATRF ou équivalent
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : au plus tôt
• Poste ouvert aux titulaires et contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois
• Localisation géographique : 118 route de Narbonne Toulouse
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 1

Pour les titulaires : en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310 €+ modulation grade

Pour les contractuels : elle est comprise entre € et € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste 178€.

Profil

Connaissances :

• Connaissances approfondies de l’environnement universitaire
• Technique de communication
• Technique d’élaboration de document
• Culture internet, IA
• Langue anglaise A2

Savoir-faire technique :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Travailler en équipe
• Concevoir des tableaux de bord

Savoirs comportementaux :

• Sens du relationnel
• Sens de l’organisation
• Rigueur/fiabilité

Diplôme requis : BAC +2 (BTS)

Expérience souhaitée : Intermédiaire (3 à 5 ans d'expérience)

Politique sociale et avantages :

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois): 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d’aménagement du temps de travail
• Télétravail possible en fonction du poste
• Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées
• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
• Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences…)
• Crèche