Gestionnaire administratif et pédagogique - EPN09 (H/F)

Le poste est rattaché à l'équipe pédagogique nationale (EPN) - 09. Le service la mise en œuvre et l'organisation des enseignements (licence, master, MBA, executive master et formations courtes).

Sous la responsabilité du responsable de service, l'agent est chargé d'assurer la gestion administrative et pédagogique des formations qui lui sont confiées (formation en apprentissage : master) depuis l'information des prospects jusqu'à leur diplomation, en passant par l'inscription des candidats.

Gestion des candidatures et pilotage des oraux d'admission

Gestion et animation de plate-forme « Mon master »
Valider les pièces des dossiers des candidats et classer les dossiers de candidature
Piloter les oraux d'admission en lien avec la coordinatrice pédagogique
Rédiger les états de service fait des jurés pour le paiement
Envoyer les résultats d'admission aux candidats et transmettre la liste d'admis au service Relations-Entreprises

Gestion pédagogique et administrative des enseignements et des auditeurs

Saisir et gérer les inscriptions des auditeurs
S'assurer de la transmission des supports de cours aux auditeurs (envoi des supports, dépôt sur l'ENF)
Concevoir et envoyer les EDT aux auditeurs (sous la responsabilité de la coordinatrice)
S'assurer de la mise à disposition du matériel pédagogique/matériel spécifique demandé par les enseignants (paperboard, photocopie, vidéo projecteur, etc.)
Coordonner la vie des élèves
Assurer la gestion des présences et des absences avec le logiciel Y Paréo
Assurer les réunions vie de classe : 4 temps de rencontres/an entre les élèves et l'administration
Saisir les enseignements prévisionnels et faits (établir les états de service fait) sur l'interface SAGHE

Gestion des examens et des soutenances

Piloter les soutenances de mémoires et de gestion de projet (sous la responsabilité de la coordinatrice pédagogique et après recrutement des membres du jury)
Sous la responsabilité de la coordinatrice, s'assurer de la bonne mise en œuvre des examens (surveillance, copie, etc.)
Concevoir et renseigner le tableau de notes et préparer le jury de diplomation (préparer les PV et les informations importantes sur les auditeurs)
Editer les relevés de notes
Editer les attestations de réussites (uniquement si les diplômes d'accès ont été transmis)

Diplomation

Concevoir les pièces nécessaires à la diplomation (sous la responsabilité du responsable de service) : PV, listes d'enregistrement
Editer les diplômes via le logiciel en vigueur
Orienter et/ou remettre les diplômes/duplicata aux anciens diplômés
Préparer et participer à la cérémonie de remise de diplôme

Accueillir, informer et orienter les prospects

Informer les prospects sur les formations
Participer aux évènements de promotion des cycles concernés

Informations complémentaires et conditions de travail

- Temps de travail : 37h30 par semaine
- 44 jours de congés + 13 RTT sur une année universitaire (du 01/09 année N au 31/08 année N+1), à proratiser selon la durée du contrat
- Télétravail : oui, possible à raison d'1 à 2 jours par semaine après 1 mois d'ancienneté
- Management : non
- Gestion de projet : non