Gestionnaire administratif et logistique - F/H
RESPONSABILITÉS :
Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Institut Galilée (IG) / Direction
Composition du service (effectifs) : 3
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Directrice administrative adjointe de l'IG
Description du poste : missions et activités
Le gestionnaire administratif et logistique assure la gestion administrative, le suivi des travaux et la réservation des salles dans Hyperplanning. Il travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des personnels de l'Institut Galilée.- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, les circulaires, convocations et tous autres documents aux différents intéressés, enseignants, étudiants et personnels
- Elaborer un suivi des travaux, préparer les réunions travaux, rédiger le bilan annuel des travaux
- Être le référent Hyperplanning de la composante et s'assurer de la bonne affectation des salles
- Assurer le circuit des parapheurs
- Assurer l'interface entre les différents services et les appariteurs
- Assurer la fermeture des salles de cours, d'examen et amphis (suppléer à l'appariteur le cas échéant pour l'ouverture des salles de cours, d'examen et amphis)
- Faire des rondes régulières dans les locaux de l'Institut
- Vérifier les stocks de matériels pédagogiques et des fournitures de la maintenance immobilière
- Superviser le volet logistique des différents évènements (JPO, cérémonies, fête de la science, forum entreprises...)\n\n
Outils spécifiques à l'activité
Word, Excel, Hyperplanning, Matrix
PROFIL RECHERCHÉ :
Connaissances / Savoir
Connaissance générale de la gestion administrative
Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion
administrative de la fonction publique\n\n
Savoir faire
Appliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementaires
Maîtriser les techniques de rédaction administratives
Savoir gérer les aléas
Evaluer et hiérarchiser les besoins
Travailler en équipe
Rechercher l'information, la vérifier et la classer\n\n
Savoir être
Sens de l'organisation
Capacité d'adaptation
Capacité à gérer le stress
Rigueur / Fiabilité
Sens de la confidentialité
Sens relationnel
