Gestionnaire administratif et financier (Siège) - H/F

Mission principale

Sous la responsabilité du responsable, en lien avec les services du DRH, les départements du siège, les codirecteurs de l’Ecole et les étudiants pour concourir à la bonne marche du dispositif, la personne recrutée aura pour mission:

• Assurer la gestion administrative et financière du pôle en autonomie
• Participer activement à l’organisation d’évènements et la communication
• Être en appui du pilotage de la structure en actualisant l’agenda de l’école
• Contribuer à la réflexion pour améliorer la qualité des actes de gestion.

Activités principales

Gestion financière

• Gérer et suivre le budget de fonctionnement: émissions et mise en facturation des bons de commande, alimentation et mise à jour du tableau de suivi des dépenses (réel et prévisionnel)
• Gérer et suivre le budget RH: mise en paie des indemnités de stage et des allocations sur critères sociaux, remboursement de frais de mission, préparation et transmission des éléments relatifs à la mise en paiement des indemnités d’enseignements, alimentation des tableaux de suivi.

Gestion administrative

• Accompagner la secrétaire-générale sur la gestion administrative de l’Ecole: rédaction de courriers, préparation de réunions, appels d’offres.

Organisation d’évènements

• Préparer la partie logistique de l’organisation : réservation des lieux et du matériel, suivi des inscriptions avec le prestataire évènementiel, gestion et suivi des échanges avec les participants, l’équipe pédagogique et les intervenants, accompagnement des prestataires, assistance au responsable du pôle pour le choix des prestataires
• Participer à l’ensemble des événements: préparation des feuilles d’émargement, des attestations de présence
• Gérer les suites de l’évènement: traitement des frais de mission et des questionnaires d'évaluation.

Spécificité(s) et environnement du poste

Présence nécessaire sur place lors des événements officiels (1 week-end par an).

Profil recherché

Connaissances

• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Finances publiques
• Règles et techniques de comptabilité
• Analyses des données comptables et financières
• Outil de gestion budgétaire et financier, et RH
• Elaboration/suivi de documents administratifs
• Serait apprécié un intérêt pour les techniques de communication et internet

Savoir-faire

• Analyser les données comptables et financières
• Appliquer les règles financières
• Assurer le suivi des dépenses
• Exécuter la dépense
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les techniques de rédaction administrative
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Aptitudes

• Sens de l'organisation
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel
• Sens de la confidentialité

Expérience(s) souhaité(s)

• Expérience sur des fonctions similaires et sous environnement SAP appréciée

Niveau de diplôme et formation(s)

• Bac + 2 (secrétariat, gestion administrative, comptabilité-gestion)