Gestionnaire administratif et financier (F/H) - CDI
La Direction de la Recherche de CentraleSupélec recherche un(e) Gestionnaire administratif et financier pour son Laboratoire de Génie Industriel (LGI) . C'est l'une des 16unités de Recherche de l'Ecole. Il étudie les systèmes socio-techniques tout au long de leurcycle de vie. Composé de 83 chercheurs répartis en 4 groupes, il fonctionneautour de 5 thématiques transversales et de 7 chaires industrielles. Sestravaux contribuent directement à plusieurs Objectifs de Développement Durable(ODD) des Nations Unies.
Votre mission principale du poste sera la gestionadministrative et financière du laboratoire comptant environ 100 personnes.Il est en cours de devenir une Zone à Régime Restrictif eten suit déjà les recommandations.
Vous devrez faire preuve de flexibilité afin de travailler enétroite collaboration avec la responsable administrative et financière etd’assurer la redondance sur certaines activités qui doivent être suivies demanière continue. Vous serez placé(e) sous la responsabilité de la Directricedu laboratoire.
A ce titre, vos activités seront les suivantes:
Accueil des nouveaux arrivants : Personnel recruté (hors personnel permanent),invités, stagiaires:
- Identification des processadaptés à chaque nouvelle arrivée, rédaction des actes administratifs (dontl’instruction des dossiers de demande d’accès à notre Zone à RégimeRestrictif), suivi de l’avancement des accords et signatures.
- Echange et accompagnement desnouveaux arrivants dans les démarches administratives.
Actions sur les comptes informatiques : Gestion des demandes de création et de clôture descomptes informatiques à la Direction Informatique.
Commande publique : Demandesde devis, saisies des bons de commande, envoi des bons de commande validés auxfournisseurs, constatation des services-faits, classement et archivage detoutes les pièces réglementaires. Le cas échéant, mise en concurrence desfournisseurs ou travail collaboratif avec la Direction Financière pour la miseen place de marché public.
Gestion des frais de déplacement des membres du laboratoire et des personnes invitées par lelaboratoire:
- Saisie des Ordres de Mission(dont réservation des hébergements et des billets de train/avion).
- Suivi des missionsterminées: collecte des justificatifs et des informations utiles pourétablir les Etats de Frais Définitifs.
- Classement et archivage destoutes les pièces réglementaires.
Actions sur les référentiels : Demandes de création des nouveaux fournisseurs etnouveaux agents à la Direction Financière
Organisation des soutenances de thèse (environ 20 soutenances/ an) :
- Diffusion et communication desdates, salles aux membres du jury et aux encadrants.
- Création et paramétrage desinvitations Teams (en cas de soutenance en mode hybride).
- Collecte des besoins desmembres du jury et organisation de leur venue (ordres de mission).
Participation à l’organisation des évènements du Laboratoire :
- Réservation de salles et dumatériel nécessaire auprès de la DPIET.
- Echanges avec les traiteurs etles prescripteurs de l’évènement.