Secrétariat Général (H/F)

Offre n° 206YJRN

Secrétariat Général (H/F)

Au nord‑est de la Creuse et de la Nouvelle Aquitaine, Creuse Confluence se singularise par un cadre de vie agréable et un dynamisme économique soutenu, grâce à l'implantation de plusieurs entreprises d'envergure nationale. Elle propose également de nombreux points d'attraits touristiques, itinéraires de randonnée, VTT, ainsi qu'un complexe thermal (Evaux‑les‑Bains). La Communauté de Communes Creuse Confluence est une communauté de 41 communes et une équipe de 120 agents au service du territoire.

Responsabilités clés :

• Accueil et renseignements du public
• Gestion et transfert des appels téléphoniques de toute la structure
• Gestion du courrier : envoi, réception, diffusion et traçabilité
• Affichage de l'information
• Gestion du planning de réservation des véhicules de service
• Gestion de la réservation et installation de la salle de réunion
• Établir les bons de commande (fêtes et cérémonies, réunions, gestion de stocks)
• Gestion et commandes des fournitures administratives et alimentation (réunions, événements)
• Préparer et organiser la logistique d'évènements
• Archivage numérique et papier : tri, classement et recherche des documents archivés pour les services
• Saisir et mettre à jour les bases de données
• Organiser des agendas partagés élus/directeurs
• Suivre l'agenda et le calendrier des différents évènements (dates de réservation des salles et gestion des dates des commissions)
• Gestion et transfert des mails aux services concernés, aux élus
• Rédiger les courriers et divers documents
• Préparer les dossiers pour les réunions auxquelles participent la DGS, le DGA et la DF
• Préparer les commissions thématiques
• Envoi des convocations / OJ
• Préparation des documents pour les commissions de travail
• Réalisation et mise en forme de diaporamas
• Rédaction des comptes‑rendus (commissions thématiques)
• Envoi des comptes‑rendus aux membres des différentes commissions
• Centraliser les demandes de subventions des associations
• Centraliser toutes les conventions de la collectivité et les classer de manière dématérialisée avec un suivi de validité pour une meilleure anticipation de renouvellement, le cas échéant
• Suivi des réunions en lien avec l'agenda de l'équipe de Direction
• En cas d'absence, soutenir administrativement l'agent en charge des Assemblées

Profil recherché :

• Connaissance de l'organisation des collectivités, du statut de la fonction publique territoriale et de l'environnement territorial
• Maitrise des outils informatiques courants
• Maitrise des veilles informationnelles et documentaires
• Maitrise rédactionnelle et grammaticale
• Capacité à rendre compte

Qualités personnelles :

• Autonomie, réactivité et organisation
• Sens de l'initiative
• Discrétion professionnelle
• Sens du contact
• Sens du service public
• Esprit d'équipe

Informations pratiques :

• Lieu de travail : Gouzon (23)
• Type de contrat : CDD de 6 mois (renouvelable)
• Durée hebdomadaire : 35h
• Prise de poste : dès que possible
• Rémunération : en fonction du SMIC