Gestionnaire administratif et financier à la Direction des affaires culturelles et des relation[...]

Gestionnaire administratif et financier à la Direction des affaires culturelles et des relations extérieures (F/H)

Vous assurerez la gestion administrative et financière de la structure, ainsi que la gestion administrative et financière de la production éditoriale, dans le respect des techniques, des règles et des procédures du domaine de la gestion financière et/ou comptable. Vous effectuerez également des fonctions d’assistance technique et logistique.

Activités principales

Pour l’ensemble de la direction (Éditions et Affaires culturelles)

• Assurer la gestion financière du service : rassembler les informations pour la création des tiers, saisir les engagements juridiques, vérifier la complétude et la cohérence des pièces justificatives, constater les services faits.
• Assurer le suivi des crédits, faire des extractions dans le système d’information financier.
• Assurer le suivi administratif.
• Classer et archiver sous forme numérique et selon les procédures définies les documents administratifs, juridiques et financiers.
• Gérer les missions des agents de la direction et d’intervenants extérieurs le cas échéant.
• Suivi des dépenses d’une carte achat.
• Assurer le soutien logistique (réservation de salles, matériels, fournitures) de l’activité de la direction et de manifestations ponctuelles (stands de vente des Éditions, signatures, etc.).

Spécifiquement pour le pôle des Éditions

• Assurer la gestion administrative et financière de la production éditoriale (auteurs, ayants droits, conventions et contrats, stocks, dépenses, recettes, etc.).
• Alimenter et mettre à jour la base de gestion administrative et financière de la production (métadonnées des articles, contrats, dépenses, ventes et recettes, suivi des stocks, etc.).
• Production et envoi des relevés de vente et de droits d’auteurs, rémunération des droits d’auteurs.
• Production et envoi de documents associés aux ventes (bons de livraison, factures ou pré-factures).
• Production et mise à jour de tableaux de bord.
• Participation à l’organisation des stocks, au rangement des ouvrages dans les réserves et à la réalisation des inventaires annuels.
• Mise en œuvre de ventes directes (aspects administratifs, financiers et logistiques), avec un statut de régisseuse adjointe ou principale.
• Mise à jour de listes de contacts et envoi régulier d’ouvrages.

Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité en respectant des plannings.
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité : Elap finances, Elap Missions, In Quarto (gestion de la production éditoriale).
• Renseigner et manipuler une base de données (InQuarto, Business Object, Monday).
• Maîtrise du pack Office, notamment avancée d’Excel.
• Savoir rendre compte et communiquer.
• Mettre en œuvre des procédures et des règles.
• Travailler en équipe.
• Classement et archivage.

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation.
• Rigueur et fiabilité.
• Sens relationnel.

Particularités du poste

• Connaissance de l’édition ou intérêt pour le monde du livre.
• Horaires décalés, très ponctuellement.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

• Diplôme exigé : baccalauréat.
• Domaine de formation souhaité : secrétariat ou gestion administrative, édition.
• Expérience souhaitée sur un poste similaire.

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.