Gestionnaire administratif au pôle des examens et concours (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Vos missions principales

🔹 Organisation et suivi des examens nationaux et facultaires
• Vous participez à la planification des examens de l'année universitaire, en lien avec les responsables de cycle et sous la responsabilité du responsable du Pôle examens, en veillant à l'harmonisation des calendriers (notamment avec la Faculté de Médecine de Lyon Sud).
• Vous gérez la convocation des étudiants (Lyon et Bourg-en-Bresse) ainsi que des surveillants (chefs de clinique).
• Vous assurez la réservation des salles d'examen et prenez en charge toute la logistique nécessaire (équipements, fournitures, tablettes numériques...).

🔹 Démarches administratives et suivi
• Vous contribuez à l'élaboration des demandes de labellisation des centres d'examen à adresser au ministère.
• Vous suivez le budget lié aux examens : demandes de devis auprès des prestataires (agents de sécurité, sanitaires, repas des intervenants, etc.).

🔹 Présence sur le terrain
• Vous êtes mobilisé·e pendant les sessions d'examen pour en assurer la coordination, le bon déroulement et la surveillance.

🔹 Participation aux ECOS
• Vous faites partie de l'équipe de pilotage des Examens Cliniques à Objectifs Structurés (ECOS), qui mobilise une organisation rigoureuse et des interactions multiples avec les enseignants et les professionnels de santé.

Conditions particulières d'exercice
• Pics d'activité inhérents aux examens. Amplitude horaire importante pendant la période d'examens.
• Peut-être amené.e à titre exceptionnel à assurer la surveillance d'examens organisés sur le site de Bourg-en-Bresse

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences attendues
• Vous maîtrisez les techniques de rédaction de mails et l'élaboration de documents (courriers, tableaux Excel).
• Vous savez communiquer de façon claire, à l'oral comme à l'écrit.
• Vous êtes capable de rendre compte efficacement à votre hiérarchie, d'alerter en cas de besoin et de proposer des solutions opérationnelles et conformes à la réglementation.
• Vous appréciez le travail en équipe et vous vous impliquez activement dans la collaboration.
• Vous disposez d'une excellente organisation et d'une grande rigueur.
• Vous êtes à l'aise avec la mise en ligne d'informations sur les réseaux sociaux.

Connaissances requises
• Vous connaissez le fonctionnement du milieu universitaire.
• Vous maîtrisez les outils informatiques, notamment les tableurs.
• Une connaissance du logiciel APOGEE serait un véritable atout.

Savoir-être
• Vous savez gérer le stress et faire preuve de réactivité.
• Vous êtes loyal·e, diplomate, autonome et perspicace.
• Vous faites preuve de disponibilité et savez organiser votre travail avec méthode et rigueur.

Poste à pouvoir le 01/09/2025
Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie C
Rémunération mensuelle brute: 2051,86 €
En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :
• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,...
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l'université